專利名稱：一種電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法
技術(shù)領域：
本發(fā)明屬于辦公自動化技術(shù)領域，具體涉及一種電子化辦公中工作流的 實現(xiàn)方法。
背景技術(shù)：
21世紀是信息的時代，企業(yè)的信息化建設好壞直接關(guān)系到企業(yè)的竟爭 力，以紙張為載體的傳統(tǒng)手工作業(yè)方式，由于其業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)處理緩 慢，員工工作效率低下，早已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。以網(wǎng)絡設備和計 算機儲存設備為支撐環(huán)境的業(yè)務流程的電子化使信息的處理更便捷、更快速， 從而促使企業(yè)內(nèi)的各種事務處理更高效。工作流就是業(yè)務流程的計算機化或自動化。以什么樣的方式實現(xiàn)工作流 程的電子化是企業(yè)真正實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵性因素。因為，在辦公自動化 實施的過程中員工的工作習慣直接影響到工作效率、信息的管理和維護等諸 多因素。企業(yè)或組織內(nèi)有許多繁瑣復雜的業(yè)務流程，這些流程構(gòu)成了企業(yè)或組織 的日常運營活動，對這些流程進行計算機化就構(gòu)成了工作流，而工作流的實 現(xiàn)方式好壞直接影響流程處理的高效性。 一般而言，有兩種工作流的實現(xiàn)方 式 一種是通過發(fā)送郵件的方式，另一種是文檔庫存儲的方式。通過郵件的 方式是從一個郵箱向另一個郵箱發(fā)送郵件，符合人們的使用習慣，操作簡便， 能夠靈活控制郵件的傳送方向，使得接受方可以獲得及時通知。但是這種方 式容易出現(xiàn)一方給多方發(fā)送同一郵件的多個副本，從而造成多重拷貝。隨著 郵件的日積月累，沒有統(tǒng)一儲存，更無法對其進行有效的管理和維護。大量 郵件的互相轉(zhuǎn)發(fā)也會增加網(wǎng)絡流量，從而影響網(wǎng)絡傳輸速度。因此對于工作 流處理比較頻繁的大中型企業(yè)來說，更應該考慮使用文檔庫存儲的方式實現(xiàn) 工作流。文檔庫存儲的方式是首先將文件集中存儲，在服務器上將文件從一處文 檔庫移動到另一處文檔庫，依次在不同文檔庫之間移動文件并完成整個工作流程。每一步處理過程更規(guī)范，文件不會出現(xiàn)多重拷貝的現(xiàn)象。文件的傳遞 在服務器端進行，不會增加網(wǎng)絡流量，對大量歷史文件的管理和維護很方便， 也便于信息檢索與信息共享，安全性更好。但是這種方式的不足之處在于， 接收方往往不能獲得及時通知，造成工作流驅(qū)動緩慢。發(fā)明內(nèi)容針對現(xiàn)有技術(shù)中存在的缺陷，本發(fā)明的目的是提供一種電子化辦公中工 作流的實現(xiàn)方法，該方法具有郵件方式以及文檔庫存儲方式的優(yōu)點，并克服 了兩者的缺點。為了實現(xiàn)上述目的，本發(fā)明采用的技術(shù)方案是， 一種電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，包括以下步驟(1) 根據(jù)用戶級別的不同劃分不同的文檔庫；(2) 文檔庫A將待處理文件發(fā)送到需要處理該文件的其他文檔庫，其他文 檔庫發(fā)送郵件通知該文檔庫的用戶處理文件；(3) 將處理后的文件返回文檔庫A,文檔庫A發(fā)送郵件通知用戶。如上所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，步驟(l)中，不同的文檔庫 可以存儲在一個服務器中，也可以存儲在多個服務器中。如上所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，步驟(2)中，文檔庫A發(fā)送 待處理文件包括同步和異步兩種方式。所述的同步發(fā)送方式是指發(fā)送方一次 向多個接收方發(fā)送多個文件副本。所述的異步發(fā)送方式是指按預先設定的順 序發(fā)送文件，文件從第一人發(fā)送到第二人，第二人處理完成后繼續(xù)發(fā)送給下 一個接收人，依次傳送，最后傳回第一人。本發(fā)明所述的方法通過郵件的形式發(fā)送提醒內(nèi)容，并通知接收人處理文 檔庫新增文件，并以文檔庫的方式集中存儲待處理的文件，文件主要在服務 器端移動而不隨郵件傳輸。該方法集合了郵件方式與文檔庫存儲方式的優(yōu)點， 既能有效管理與維護郵件，又能快速驅(qū)動工作流的完成。


圖1是本發(fā)明所述方法的流程圖； 圖2是實施例1的流程圖； 圖3是實施例2的流程圖。
具體實施方式
下面結(jié)合實施例和附圖對本發(fā)明的具體實施方式
進行詳細的說明。 如圖l所示， 一種電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，包括以下步驟(1) 根據(jù)用戶級別的不同劃分不同的文檔庫。在邏輯上按用戶的權(quán)限將服務器上存儲的文件劃分為不同文檔庫，但在 物理上可以將所有文檔庫集中存儲或者分散存儲，即儲存在一臺服務器或者 服務器組中，不同文檔庫需要相應權(quán)限才可訪問。不同的用戶可以從本地客 戶端登陸自己的郵箱發(fā)送和接收郵件。(2) 用戶1將待處理文件發(fā)送到該用戶的文檔庫A中；(3) 文檔庫A將待處理文件發(fā)送到需要處理該文件的其他文檔庫，當收到 文件后，其他文檔庫自動發(fā)送郵件通知該文檔庫的用戶處理文件。待處理文件的發(fā)送方式可分為同步和異步。同步是指發(fā)送方一次向多個 接收方發(fā)送多個文件副本。異步是指按預先設定的順序發(fā)送文件，文件從第 一人發(fā)送到第二人，第二人處理完成后繼續(xù)發(fā)送給下一文件接收人，依次傳 送，最后回到第一人手中。文件流轉(zhuǎn)一般以異步方式發(fā)送，而文件匯簽一般 以同步方式發(fā)送。(4) 將處理后的文件返回文檔庫A，文檔庫A發(fā)送郵件通知用戶1。實施例1以某企業(yè)某部門的文件流轉(zhuǎn)為例，假設文件有助理員起草，然后分別由 處長和部長審閱。如圖2所示，首先在服務器上按級別劃分出助理員庫、處長庫和部長庫。 然后助理員起草文件，并將起草好的文件保存到服務器的助理員文檔庫 中。助理員文檔庫將文件發(fā)送到處長文檔庫，處長文檔庫接收到文件后發(fā)送 郵件通知處長。處長在服務器的處長文檔庫中審閱文件。審閱完成后，處長文檔庫將該文件傳送到部長文檔庫，部長文檔庫接收到文件后發(fā)送郵件通知 部長。部長審閱完成后，部長文檔庫將該文件發(fā)送回助理員文檔庫，最后助 理員文檔庫發(fā)送郵件通知助理員。本實施例中，當處長和部長審閱文件時，可以添加自己的批示意見，有 權(quán)限的用戶還可以對文件的正文進行修改。如果處長審閱沒通過，則將文件 直接返回給助理員修改。當處長通過審閱后，再將文件發(fā)送到部長庫中。實施例2以某企業(yè)的文件匯簽為例，所述的文件匯簽是由一人發(fā)起，多人填寫并 發(fā)表意見。假設總經(jīng)理向三個部門經(jīng)理分配工作任務，需要三個部門負責人 分別填寫"專家論壇表"、"產(chǎn)品上市表"和"廣告策劃表，，。如圖3所示，首先在服務器上按級別劃分出總經(jīng)理庫、A部門經(jīng)理庫、B 部門經(jīng)理庫和C部門經(jīng)理庫?？偨?jīng)理庫將文件同時發(fā)送給A部門經(jīng)理庫、B部門經(jīng)理庫和C部門經(jīng)理 庫，收到文件后，三個文檔庫分別發(fā)送郵件通知三個部門經(jīng)理填寫各自的副 本后發(fā)回總經(jīng)理庫，總經(jīng)理庫發(fā)送郵件通知總經(jīng)理處理文件，總經(jīng)理合并文 件后歸檔。由于電子化工作流的過程并不是簡單的以電子文檔替換紙質(zhì)文檔，而是 從本質(zhì)上改變了員工的使用習慣，規(guī)范化工作流程。很多方法給員工太多的 約束和使用上的不便，導致員工無法接受，最終造成無法應用到企業(yè)內(nèi)辦公。 采用本發(fā)明所述的方法實現(xiàn)工作流，則更易于員工對方法的使用，符合員工 曰常工作習慣，從而減少企業(yè)的培訓費用并促使員工主觀上樂意接受工作方 式的變革。另一方面，傳統(tǒng)的方法要求企業(yè)內(nèi)專門的管理員來維護，增加了 維護人員的負擔和代價。而本發(fā)明所述的方法本著"變用戶為管理員，，的思 想，用戶可自行維護自己的文檔庫，有更大的活動空間，也具有更大的柔韌 性，從而克服了傳統(tǒng)維護和使用的弊端。人員根據(jù)本發(fā)明的技術(shù)方案得出其他的實施方式，同樣屬于本發(fā)明的技術(shù)創(chuàng) 新范圍。
權(quán)利要求
1.一種電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，包括以下步驟(1)根據(jù)用戶級別的不同劃分不同的文檔庫；(2)文檔庫A將待處理文件發(fā)送到需要處理該文件的其他文檔庫，其他文檔庫發(fā)送郵件通知該文檔庫的用戶處理文件；(3)將處理后的文件返回文檔庫A，文檔庫A發(fā)送郵件通知用戶。
2. 如權(quán)利要求1所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，其特征在于 步驟(1)中，不同的文檔庫可以存儲在一個服務器中，也可以存儲在多個服務 器中。
3. 如權(quán)利要求1所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，其特征在于 步驟(2)中，文檔庫A發(fā)送待處理文件包括同步和異步兩種方式。
4. 如權(quán)利要求3所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，其特征在于 所述的同步發(fā)送方式是指發(fā)送方一次向多個接收方發(fā)送多個文件副本。
5. 如權(quán)利要求3所述的電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，其特征在于 所述的異步發(fā)送方式是指按預先設定的順序發(fā)送文件，文件從第一人發(fā)送到 第二人，第二人處理完成后繼續(xù)發(fā)送給下一個接收人，依次傳送，最后傳回 第一人。
全文摘要
本發(fā)明公開了一種電子化辦公中工作流的實現(xiàn)方法，屬于辦公自動化技術(shù)領域?，F(xiàn)有技術(shù)中存在兩種工作流的實現(xiàn)方式一種是通過發(fā)送郵件的方式，另一種是文檔庫存儲的方式。發(fā)送郵件的方式?jīng)]有統(tǒng)一儲存，無法對其進行有效的管理和維護。文檔庫存儲的方式，接收方往往不能獲得及時通知，造成工作流驅(qū)動緩慢。本發(fā)明所述的方法，首先根據(jù)用戶級別的不同劃分不同的文檔庫；然后文檔庫A將待處理文件發(fā)送到需要處理該文件的其他文檔庫，其他文檔庫發(fā)送郵件通知該文檔庫的用戶處理文件；最后將處理后的文件返回文檔庫A，文檔庫A發(fā)送郵件通知用戶。本發(fā)明所述的方法，集合了郵件方式與文檔庫存儲方式的優(yōu)點，既能有效管理與維護郵件，又能快速驅(qū)動工作流的完成。
文檔編號G06Q10/00GK101576974SQ200810106080
公開日2009年11月11日 申請日期2008年5月8日 優(yōu)先權(quán)日2008年5月8日
發(fā)明者蔣步星 申請人:北京潤乾信息系統(tǒng)技術(shù)有限公司