專利名稱：管理文件的方法和系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明實施例涉及通信領(lǐng)域，并且更具體地，涉及管理文件的方法和系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
隨著企業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展，新一代客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(New Generation Customer Relationship Management，簡稱NGCRM)在節(jié)能減排，綠色運營過程中，也成為一項需要加強關(guān)注的重要內(nèi)容。目前在營業(yè)廳中紙張消耗很大，在運作過程，主要是下述幾類紙張的消
^^ ο業(yè)務免填單是客戶在運營商營業(yè)廳辦理業(yè)務的憑證，兩聯(lián)帶復寫、有固定格式 A4紙。營業(yè)員給客戶辦理完業(yè)務后，打印免填單，讓客戶簽名確認后，運營商保存原件，客戶保存復寫聯(lián)。賬目清單客戶在營業(yè)廳的自助終端，營業(yè)廳網(wǎng)營系統(tǒng)自己打印賬單，清單，普通采用小型紙張進行打印。因為要求為客戶提供紙質(zhì)受理單，需要配備打印設備以及特殊受理單紙張。此外每個分公司租賃單獨的倉庫(倉庫配套文檔存放設備)進行紙質(zhì)受理單存放，需要耗費倉庫租賃成本以及庫管人員成本。每個分公司配備2-3個專人完成紙質(zhì)受理單歸檔以及稽核，需要耗費歸檔稽核人員成本。此外，當需要查找特定的紙質(zhì)文件時，查詢時間長而且不容易找到，工作效率低。如此一來，公司的人力資源和物力資源消耗巨大。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明實施例提供了一種管理文件的方法和系統(tǒng)，能夠節(jié)省人力資源和物力資源。一方面，提供了一種管理文件的方法，該方法包括根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，電子文件包括用戶文件和電子免填單文件；存儲電子文件；生成對應電子文件的存儲管理索引號；維護第一文件索引目錄表，第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、電子文件的數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號；維護第二文件索引目錄表，第二文件索引目錄表包括存儲管理索引號和電子文件的名稱及存儲路徑。另一方面，提供了一種管理文件的系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括第一生成單元，用于根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，電子文件包括用戶文件和電子免填單文件；存儲單元，用于存儲電子文件；第二生成單元，用于生成對應電子文件的存儲管理索引號；第一索引單元，用于維護第一文件索引目錄表，第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、電子文件的數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號；第二索引單元，用于維護第二文件索引目錄表，第二文件索引目錄表包括存儲管理索引號和電子文件的名稱及存儲路徑。通過上述方案可以生成電子文件，存儲電子文件，生成并基于存儲管理索引號維護業(yè)務和電子文件的映射關(guān)系，從而實現(xiàn)了對文件的有效管理，節(jié)省了大量的人力資源和物力資源。


為了更清楚地說明本發(fā)明實施例的技術(shù)方案，下面將對本發(fā)明實施例中所需要使用的附圖作簡單地介紹，顯而易見地，下面所描述的附圖僅僅是本發(fā)明的一些實施例，對于本領(lǐng)域普通技術(shù)人員來講，在不付出創(chuàng)造性勞動的前提下，還可以根據(jù)這些附圖獲得其他的附圖。圖1是根據(jù)本發(fā)明實施例管理文件的方法的流程圖。圖2是根據(jù)本發(fā)明另一實施例管理文件的方法的流程圖。圖3是根據(jù)本發(fā)明實施例管理文件的系統(tǒng)的框圖。圖4是根據(jù)本發(fā)明另一實施例管理文件的系統(tǒng)的框圖。圖5是根據(jù)本發(fā)明實施例應用場景的示意圖。
具體實施例方式下面將結(jié)合本發(fā)明實施例中的附圖，對本發(fā)明實施例中的技術(shù)方案進行清楚、完整地描述，顯然，所描述的實施例是本發(fā)明一部分實施例，而不是全部的實施例?；诒景l(fā)明中的實施例，本領(lǐng)域普通技術(shù)人員在沒有做出創(chuàng)造性勞動前提下所獲得的所有其他實施例，都屬于本發(fā)明保護的范圍。本發(fā)明實施例根據(jù)業(yè)務的不同，可以應用在銀行、通信營業(yè)廳等需要有效管理業(yè)務文件的場景。圖1是根據(jù)本發(fā)明實施例管理文件的方法100的流程圖。管理文件的系統(tǒng)，例如電子免填單系統(tǒng)(Electronic Voucher Management System，簡稱 EVMS)，實現(xiàn)方法 100。圖1的110，根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，電子文件包括用戶文件和電子免填單文件。圖1的120，存儲電子文件。圖1的130，生成對應電子文件的存儲管理索引號。圖1的140，維護第一文件索引目錄表，第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、電子文件的數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號。圖1的150，維護第二文件索引目錄表，第二文件索引目錄表包括存儲管理索引號和電子文件的名稱及存儲路徑。通過上述實施例方案，生成電子文件，存儲電子文件，生成并基于存儲管理索引號維護業(yè)務和電子文件的映射關(guān)系，實現(xiàn)了對文件的有效管理，節(jié)省了大量的人力資源和物力資源。圖2是根據(jù)本發(fā)明另一實施例管理文件的方法200的流程圖。圖2的210，根據(jù)原始文件內(nèi)容生成用戶文件和電子免填單文件，電子文件包括用戶文件和電子免填單文件。原始文件內(nèi)容諸如證件信息、用戶簽名文件和電子免填單模板文件等。身份證信息例如可以通過身份證讀卡器或掃描器等生成用戶文件。用戶簽名文件可以是用戶通過手寫板設備簽名形成的圖片文件。
將用戶簽名文件與電子免填單模板文件(包括業(yè)務要素和底稿信息)合并打印成帶簽名的電子免填單文件。根據(jù)業(yè)務要素的不同，電子免填單模板文件可以是多種。作為另一實施例，可以調(diào)用時間戳認證服務，獲取唯一時間戳信息，并將時間戳信息增加到電子免填單文件中，還可以調(diào)用電子商務認證授權(quán)服務(Certificate Authority,簡稱CA認證)，將CA認證信息增加到電子免填單文件中。圖2的220，存儲電子文件。根據(jù)需要保存的文件的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)流，查詢電子文件的目錄定義，檢索合適的存儲空間。判斷存儲空間的大小是否可以容納該文件，如果空間足夠，則加密且合并壓縮處理，把二進制數(shù)據(jù)流存儲到存儲空間中，形成一個新的文件。管理文件的系統(tǒng)事先定義文件存儲目錄的級數(shù)和每個存儲目錄最大能存儲的電子文件數(shù)目，存儲目錄的名稱和電子文件的名稱以數(shù)字命名，并且存儲路徑包括存儲目錄的名稱。作為存儲電子文件的示例性實現(xiàn)方式，可以采用對象存儲管理系統(tǒng)(Object Storage Management System,簡稱 0SMS)來存儲。OSMS利用操作系統(tǒng)的目錄，將文件系統(tǒng)劃分多級目錄，通過多級目錄來減少每個目錄的文件個數(shù)，例如，OSMS定義了存儲目錄深度為3，每個目錄的最大文件數(shù)為5000，則可以支持的總文件個數(shù)為5000*5000*5000 = 125000000000，這樣可以在操作系統(tǒng)的文件管理范圍內(nèi)提高效率，其中存儲目錄的深度與目錄下的目錄/文件個數(shù)是可定義的。OSMS通過以數(shù)字命名的文件和文件夾來實現(xiàn)目錄分級與每級目錄的文件個數(shù)控制。通過數(shù)字實現(xiàn)方式比較簡單，例如OSMS系統(tǒng)定義了 3層目錄深度，每個目錄文件數(shù)目為5000，則OSMS初始化時首先會從文件夾名稱為0開始，每個文件夾目錄下的文件從0開始，文件名稱逐漸遞增。當文件已經(jīng)使用到上限5000的時候，再生成文件夾名稱為1的文件夾，在此文件夾中繼續(xù)開始使用文件名為0的文件，以此類推。此外，OSMS可以將電子文件進行壓縮合并，其處理機制為，首先對文件內(nèi)容進行壓縮，然后在當前OSMS系統(tǒng)中找到一個容量未達到上限的電子文件，將文件內(nèi)容追加到此電子文件末尾。針對文本格式的文件，OSMS的壓縮比可以達到1 8，充分節(jié)省了占用空間。 OSMS內(nèi)部存儲文件的容量大小是可定義的，可以根據(jù)不同的操作系統(tǒng)或應用場景進行調(diào)整，以達到最大的訪問效率。圖2的230，生成對應電子文件的存儲管理索引號。存儲管理索引號與電子文件有對應關(guān)系。通過維護第一文件索引目錄表和第二文件索引目錄表映射該對應關(guān)系。舉例來說，存儲管理索引號可以是證件號碼，或者對于管理文件的系統(tǒng)不同的應用領(lǐng)域，存儲管理索引號可以是銀行卡卡號、移動設備入網(wǎng)號等。圖2的M0，維護第一文件索引目錄表，第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、電子文件的數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號。表1是第一文件索引目錄表的例子，其中包括業(yè)務流書號、文件數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號，第一文件索引目錄表內(nèi)容可以不限于此。此處例如身份證影像文件標記數(shù)據(jù)類型為“IdCard”，電子免填單數(shù)據(jù)類型為“EleAct”。表 1
權(quán)利要求
1.一種管理文件的方法，其特征在于，包括根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，所述電子文件包括用戶文件和電子免填單文件； 存儲所述電子文件；生成對應所述電子文件的存儲管理索引號；維護第一文件索引目錄表，所述第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、所述電子文件的數(shù)據(jù)類型和所述存儲管理索引號；維護第二文件索引目錄表，所述第二文件索引目錄表包括所述存儲管理索引號和所述電子文件的名稱及存儲路徑。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，還包括根據(jù)所述業(yè)務流水號查詢所述電子文件，以獲取原始文件內(nèi)容。
3.根據(jù)權(quán)利要求2所述的方法，其特征在于，所述查詢包括實時查詢和異步查詢。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，所述根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件包括根據(jù)電子免填單模板文件和用戶簽名文件，增加時間戳信息和電子商務認證授權(quán)信息以生成所述電子免填單文件。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于還包括事先定義文件存儲目錄的級數(shù)和每個所述存儲目錄最大能存儲的電子文件數(shù)目， 所述存儲目錄的名稱和所述電子文件的名稱以數(shù)字命名，并且所述第二文件索引目錄表中的所述存儲路徑包括所述存儲目錄的名稱。
6.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于， 所述電子文件經(jīng)合并壓縮后存儲。
7.—種管理文件的系統(tǒng)，其特征在于，所述系統(tǒng)包括第一生成單元，用于根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，所述電子文件包括用戶文件和電子免填單文件；存儲單元，用于存儲所述電子文件；第二生成單元，用于生成對應所述電子文件的存儲管理索引號； 第一索引單元，用于維護第一文件索引目錄表，所述第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、所述電子文件的數(shù)據(jù)類型和所述存儲管理索引號；第二索引單元，用于維護第二文件索引目錄表，所述第二文件索引目錄表包括所述存儲管理索引號和所述電子文件的名稱及存儲路徑。
8.根據(jù)權(quán)利要求7所述的系統(tǒng)，其特征在于，所述系統(tǒng)還包括查詢單元，用于根據(jù)所述業(yè)務流水號查詢所述電子文件，以獲取原始文件內(nèi)容。
9.根據(jù)權(quán)利要求7所述的系統(tǒng)，其特征在于所述第一生成單元根據(jù)電子免填單模板文件和用戶簽名文件，增加時間戳信息和電子商務認證授權(quán)信息以生成所述電子免填單文件。
10.根據(jù)權(quán)利要求7所述的系統(tǒng)，其特征在于所述存儲單元事先定義文件存儲目錄的級數(shù)和每個所述存儲目錄最大能存儲的電子文件數(shù)目，所述存儲目錄的名稱和所述電子文件的名稱以數(shù)字命名，并且所述第二文件索引目錄表中的所述存儲路徑包括所述存儲目錄的名稱。
全文摘要
本發(fā)明實施例提供了一種管理文件的方法和系統(tǒng)。該方法包括根據(jù)原始文件內(nèi)容生成電子文件，電子文件包括用戶文件和電子免填單文件；存儲電子文件；生成對應電子文件的存儲管理索引號；維護第一文件索引目錄表，第一文件索引目錄表包括業(yè)務流水號、電子文件的數(shù)據(jù)類型和存儲管理索引號；維護第二文件索引目錄表，第二文件索引目錄表包括存儲管理索引號和電子文件的名稱及存儲路徑。通過上述方案可以生成電子文件，存儲電子文件，生成并基于存儲管理索引號維護業(yè)務和電子文件的映射關(guān)系，從而實現(xiàn)了對文件的有效管理，節(jié)省了大量的人力資源和物力資源。
文檔編號G06F17/30GK102207981SQ20111019583
公開日2011年10月5日 申請日期2011年7月13日 優(yōu)先權(quán)日2011年7月13日
發(fā)明者文棧良, 王新 申請人:華為軟件技術(shù)有限公司