專利名稱：一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明是屬于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)方法領(lǐng)域，也涉及文件歸檔技術(shù)領(lǐng)域，尤其涉及一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法。
背景技術(shù)：
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為現(xiàn)在辦公文件處理的基本平臺(tái)，但現(xiàn)有技術(shù)中，各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在對(duì)各自的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的文件記錄進(jìn)行歸檔處理，大多是簡(jiǎn)單的將各自的辦公 文件流程處理后的最終文件歸檔保存起來(lái)，公文流轉(zhuǎn)過(guò)程信息依然存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，只能在各自的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，或者，進(jìn)一步地，將各自的辦公文件文檔流傳過(guò)程歸檔存儲(chǔ)在對(duì)應(yīng)的原始系統(tǒng)中，并進(jìn)行加密后歸檔存儲(chǔ)。這種將公文流傳過(guò)程和公文文檔歸檔存儲(chǔ)的方法，對(duì)原始系統(tǒng)的依存度比較高，一旦系統(tǒng)更新、升級(jí)或技術(shù)被淘汰等，其所歸檔存儲(chǔ)的辦公文件文檔流傳過(guò)程及文件檔案都會(huì)面臨文件無(wú)法訪問(wèn)的風(fēng)險(xiǎn)，不利于文件電子檔案的保存和利用。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明解決的問(wèn)題在于提供了一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，打破了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文檔歸檔存儲(chǔ)時(shí)受應(yīng)用平臺(tái)的限制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件的有效歸檔管理，形成了一種通用的、可長(zhǎng)期保存、被廣泛查詢使用的文件檔案電子化保存方法。為了實(shí)現(xiàn)上述目的，本發(fā)明采用如下技術(shù)方案本發(fā)明提供了一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存實(shí)現(xiàn)方法，包括將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄中文件處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件；將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序
寫(xiě)入磁盤。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄時(shí)輸入的查詢條件；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)所述查詢條件，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢出符合所述查詢條件的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照查詢出的文件記錄中文件處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P。所述接收用戶輸入的查詢文件記錄的查詢條件包括但不限于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件名稱；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件年份、月份；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件所屬機(jī)構(gòu)種類；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件種類。
所述文件記錄包括但不限于處理人在系統(tǒng)中注冊(cè)的信息、職位信息、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)IP地址、MAC地址、處理時(shí)間或批審意見(jiàn)。所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件為標(biāo)記語(yǔ)言格式文件。所述標(biāo)記語(yǔ)言格式文件為可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言格式文件。與現(xiàn)有技術(shù)相比，本發(fā)明具有以下有益的技術(shù)效果本發(fā)明提供了一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存實(shí)現(xiàn)方法，通過(guò)將查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，轉(zhuǎn)換成 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，并將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P，來(lái)解決現(xiàn)有技術(shù)中的將公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄存儲(chǔ)到原始系統(tǒng)中，產(chǎn)生的對(duì)原始系統(tǒng)依存度較高的情況，該方法實(shí)現(xiàn)了將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中需要?dú)w檔的文件，從原系統(tǒng)中分離出來(lái)，完全不依賴于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，打破了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件檔案存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)用平臺(tái)的限制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件的有效歸檔保存管理，形成了一種通用的、可長(zhǎng)期保存、被廣泛查詢使用的文件電子化保存方法，對(duì)文件電子化管理也具有指導(dǎo)意義。


圖I示出了本發(fā)明實(shí)施例提供的一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法程序設(shè)計(jì)框圖。
具體實(shí)施例方式下面將結(jié)合本發(fā)明實(shí)施例中的附圖，對(duì)本發(fā)明實(shí)施例中的技術(shù)方案進(jìn)行清楚、完整地描述，顯然，所描述的實(shí)施例僅僅是本發(fā)明一部分實(shí)施例，而不是全部的實(shí)施例。基于本發(fā)明中的實(shí)施例，本領(lǐng)域普通技術(shù)人員在沒(méi)有做出創(chuàng)造性勞動(dòng)前提下所獲得的所有其他實(shí)施例，都屬于本發(fā)明保護(hù)的范圍。在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生的文書(shū)檔案需要對(duì)文件形成的過(guò)程、修改內(nèi)容、會(huì)簽情況和最終文件進(jìn)行歸檔保存，對(duì)請(qǐng)示、批復(fù)、通知、決議、紀(jì)要等保存期限都是永久期限，由于對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔保存文件記錄需要做永久性保存，這種永久性的保存，一方面要考慮數(shù)據(jù)保存的安全性，另一方面還要考慮數(shù)據(jù)的可用性，即不依賴于現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)，在任何時(shí)間確保文件能夠被訪問(wèn)。所以，本發(fā)明提供的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法和程序框圖可有效解決這些問(wèn)題。本發(fā)明實(shí)施例提供的一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，如圖I所示，包括S101、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄時(shí)輸入的查詢條件。其中，所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶輸入的查詢文件記錄的查詢條件包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件名稱；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件年份；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件所屬機(jī)構(gòu)種類；或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件種類。需要說(shuō)明的是，本發(fā)明實(shí)施例的文件記錄查詢條件還可以為其它，本發(fā)明對(duì)此不做限制。此外，所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以為任何系統(tǒng)下安裝的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，例如，可以為windows操作系統(tǒng)下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、也可以為UNIX操作系下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、或者，MAC操作系統(tǒng)下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、或Linux操作系統(tǒng)下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，本發(fā)明對(duì)此不作限制。S102、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)所述查詢條件，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢出符合所述查詢條件的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄。其中，所述文件記錄包 括但不限于處理人在系統(tǒng)中注冊(cè)的信息、職位信息、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)IP地址、MAC地址、處理時(shí)間、批審意見(jiàn)等。此外，若辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件為政府機(jī)關(guān)、或企事業(yè)單位產(chǎn)生的文件，則所述文件記錄還可以包括文件形成的過(guò)程、修改內(nèi)容、會(huì)簽情況和最終文件；或者，還可以為請(qǐng)示、批復(fù)、通知、決議、記要等文件記錄。需要說(shuō)明的是，該文件記錄還可以為其它，本發(fā)明對(duì)此不作限制。具體的，當(dāng)查詢條件為查詢文件記錄時(shí)輸入的文件名稱時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)輸入的文件名稱，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢出符合用戶輸入的查詢條件的辦公文件記錄，即就是根據(jù)輸入的文件名稱查詢出所要轉(zhuǎn)換的文件記錄，如該文件的處理過(guò)程、修改的內(nèi)容以及最終修改后的文檔等。需要說(shuō)明的是，步驟SlOf S102在用戶不選擇某個(gè)特定的文件記錄進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)，可以省略，即就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以不選擇將那個(gè)辦公文件記錄轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，而是將系統(tǒng)中存在的辦公文件記錄全部轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，只是這樣增加了操作復(fù)雜度，也可能將一些不需要轉(zhuǎn)換的辦公文件記錄轉(zhuǎn)換成通用格式，增加了系統(tǒng)的工作量，因此步驟SlOf S102為本發(fā)明的優(yōu)選實(shí)施例。S103、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照查詢出的文件記錄中文件處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)按照查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄中文件處理信息的順序，如按照處理人在系統(tǒng)中注冊(cè)的信息、職位信息、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)IP地址、MAC地址、處理時(shí)間、批審意見(jiàn)等順序，將查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄按順序轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式，這樣可以在后期的使用過(guò)程，如復(fù)制、保存或閱讀時(shí)，不受系統(tǒng)平臺(tái)的限制、從而確保了在任何時(shí)候保存的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件記錄可以被訪問(wèn)。進(jìn)一步地，所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件為標(biāo)記語(yǔ)言格式文件。優(yōu)選的，所述標(biāo)記語(yǔ)言格式文件為可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言XML格式文件；其中，可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言(extensible Markup Language,簡(jiǎn)稱，XML),是一種標(biāo)記語(yǔ)言。標(biāo)記是指計(jì)算機(jī)所能理解的信息符號(hào)，通過(guò)此種標(biāo)記，計(jì)算機(jī)之間可以處理包含各種信息的文章等。而如何定義這些標(biāo)記，既可以選擇國(guó)際通用的標(biāo)記語(yǔ)言，比如HTML，也可以使用像XML這樣由相關(guān)人士自由決定的標(biāo)記語(yǔ)言，本發(fā)明對(duì)此不做限制。XML是從標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言(SGML)中簡(jiǎn)化修改出來(lái)的。它主要用到的有可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言、可擴(kuò)展樣式語(yǔ)言(XSL)、XBRL和XPath等，XML被廣泛用來(lái)作為跨平臺(tái)之間交互數(shù)據(jù)的形式,主要針對(duì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容,通過(guò)不同的格式化描述手段(XSLT，CSS等)可以完成最終的形式表達(dá)(生成對(duì)應(yīng)的HTML，PDF或者其他的文件格式)。需要說(shuō)明的是，本發(fā)明實(shí)施例只是示例性的指出了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件的部分格式文件，其它通用的格式文件可以應(yīng)用，本發(fā)明對(duì)此不作限制。
S104、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言XML格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P。具體的，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式按照處理人在系統(tǒng)中注冊(cè)的信息、職位信息、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)IP地址、MAC地址、處理時(shí)間、批審意見(jiàn)等順序?qū)懭氪疟P，并將最終文件寫(xiě)入磁盤，從而形成一份完整靜態(tài)XML格式文件，通過(guò)將轉(zhuǎn)化后文件記錄的通用格式寫(xiě)入磁盤，來(lái)打破讀取文件記錄時(shí)的系統(tǒng)平臺(tái)限制、可方便對(duì)這些文件進(jìn)行復(fù)制、轉(zhuǎn)存、按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行后期管理。本發(fā)明實(shí)施例提供了一 種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，通過(guò)將辦公自動(dòng)系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，并將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式按照所述文件記錄中文件的順序?qū)懭氪疟P，來(lái)實(shí)現(xiàn)以下有益效果I、將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中需要?dú)w檔保存的內(nèi)容，從原系統(tǒng)中分離出來(lái)，完全不依賴于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，打破了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文檔存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)用平臺(tái)的限制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件的有效歸檔管理，形成了一種通用的、可長(zhǎng)期保存、被廣泛查詢使用的文件電子化保存方法，對(duì)文件電子化管理也具有指導(dǎo)意義。2、最大限度減小對(duì)平臺(tái)或?qū)Ｓ瞄喿x軟件的依賴，降低辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)或淘汰后對(duì)文件的訪問(wèn)影響。3、對(duì)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)格式使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的文本格式，如TXT、XML等格式。4、以完全脫密方式保存。5、所關(guān)聯(lián)的附件也應(yīng)符合目前國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)通用的文本格式保存。以上所述，僅為本發(fā)明的具體實(shí)施方式
，但本發(fā)明的保護(hù)范圍并不局限于此，任何熟悉本技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)人員在本發(fā)明揭露的技術(shù)范圍內(nèi)，可輕易想到變化或替換，都應(yīng)涵蓋在本發(fā)明的保護(hù)范圍之內(nèi)。因此，本發(fā)明的保護(hù)范圍應(yīng)以所述權(quán)利要求的保護(hù)范圍為準(zhǔn)。
權(quán)利要求
1.一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，其特征在于，包括 1)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄中文件處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件； 2)將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P。
2.根據(jù)權(quán)利要求I所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，其特征在于，所述方法還包括 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄時(shí)輸入的查詢條件； 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)所述查詢條件，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢出符合所述查詢條件的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄； 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述查詢出的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照查詢出的文件記錄中文件處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件； 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將所述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P。
3.根據(jù)權(quán)利要求2所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，其特征在于，所述接收用戶輸入的查詢文件記錄的查詢條件包括 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件名稱；或 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件年份、月份；或 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件所屬機(jī)構(gòu)種類；或 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接收用戶查詢文件記錄時(shí)輸入的文件種類。
4.根據(jù)權(quán)利要求I所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，其特征在于，所述文件記錄包括處理人在系統(tǒng)中注冊(cè)的信息、職位信息、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)IP地址、MAC地址、處理時(shí)間或批審意見(jiàn)。
5.根據(jù)權(quán)利要求I所述方法，其特征在于，所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件為標(biāo)記語(yǔ)言格式文件。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，其特征在于，所述標(biāo)記語(yǔ)言格式文件為可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言格式文件。
全文摘要
本發(fā)明提供了一種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔保存方法，包括將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過(guò)程的文件記錄，按照公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的文件記錄中文件的處理信息的順序，轉(zhuǎn)換成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用格式文件；將所述通用格式文件，按照所述文件記錄中文件處理信息的順序?qū)懭氪疟P。本發(fā)明打破了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件歸檔存儲(chǔ)時(shí)受應(yīng)用平臺(tái)的限制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件的有效歸檔管理，形成了一種通用的、可長(zhǎng)期保存、被廣泛查詢使用的文件電子化保存方法，對(duì)文件檔案電子化管理也具有指導(dǎo)意義，該方法最大限度減小對(duì)平臺(tái)或?qū)Ｓ瞄喿x軟件的依賴，降低辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)或淘汰后對(duì)文件的訪問(wèn)影響。
文檔編號(hào)G06F17/30GK102855283SQ20121027515
公開(kāi)日2013年1月2日 申請(qǐng)日期2012年8月3日 優(yōu)先權(quán)日2012年8月3日
發(fā)明者陸永清 申請(qǐng)人:彩虹集團(tuán)公司