一種電子文件管理方法及其管理系統(tǒng)的制作方法
【專利摘要】一種電子文件管理方法，其特征在于，本方法是基于一種電子文件卷結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對電子文件管理的，包括以下步驟：根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)；為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)；創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名；將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)；生成各卷項(xiàng)內(nèi)容；對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗；對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理。一種電子文件管理系統(tǒng)，其特征在于，本系統(tǒng)是基于一種電子文件卷結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對電子文件進(jìn)行管理的，包括電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元、電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元、文檔格式轉(zhuǎn)換單元。本發(fā)明有效實(shí)現(xiàn)了對電子文件的全過程管理。
【專利說明】一種電子文件管理方法及其管理系統(tǒng)

【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001] 本發(fā)明涉及計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域，尤其涉及電子文件管理。 技術(shù)背景
[0002] 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化水平日益提高，越來越多的電子文件取 代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，既提高了效率，又節(jié)約了成本，已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。但是，電 子文件的一些特點(diǎn)也同時(shí)成為了管理的難點(diǎn)：
[0003] -是電子文件命名的單一性與保障電子文件完整性的矛盾。一方面，由于一個(gè)文 件的形成是一個(gè)過程，從創(chuàng)建到最后形成往往要經(jīng)過多次修改，且每次修改都會形成該文 件的一個(gè)新版記，這些不同版記的文件記錄著該文件形成的脈絡(luò)，具有重要的檔案價(jià)值，歷 來都屬于該文件范疇的重要內(nèi)容；另一方面，有些文件在形成和辦理過程中，需要同時(shí)提供 必要的背景資料，它們之間是因果關(guān)系，必須相伴而生，無法割裂。這兩種情況在紙質(zhì)文件 時(shí)代，很容易處理，也有成熟的管理辦法，而對于電子文件這種形式而言，由于現(xiàn)行的電子 文件命名是針對一個(gè)個(gè)孤立文檔的，于是在電子文件形成過程中產(chǎn)生的不同版記的文檔或 者必要的背景資料只能被一個(gè)個(gè)單獨(dú)命名，即使把這些相互孤立的文件存放在同一個(gè)文件 夾內(nèi)，理清其脈絡(luò)關(guān)系也是一件非常專業(yè)和麻煩的事，對普通用戶基本不具有實(shí)用性，其結(jié) 果只能是割裂它們彼此之間的傳承或因果關(guān)系，形成了電子文件事實(shí)上的不完整性。同時(shí) 由于電子文件不同版記文檔之間這種互相割裂的表現(xiàn)形式，也很容易使操作者形成只重視 最新版記的文檔而放任對既往版記文檔管理的不良習(xí)慣，從而對電子文件的信息安全、保 密造成巨大威脅。
[0004] 二是電子文件易修改的特點(diǎn)與電子文件真實(shí)性的矛盾。電子文件的易修改性與真 實(shí)性是矛盾的兩個(gè)方面，對于編輯文檔而言易修改性顯然是一利，而對保障文檔的真實(shí)性 卻成了一大難題。為解決這一問題，目前的主要辦法是分別采用不同的文檔形式，即一類文 檔形式主要用于解決文檔的編輯問題，立足于易操作性，如word格式、wps格式等；另一類 文檔形式主要用于解決文檔的真實(shí)性，立足于不可篡改性，如CEB格式、SEP格式等。然而 由于目前這兩類文檔形式只能被分別命名，表現(xiàn)為完全相互獨(dú)立的兩個(gè)電子文件，無法相 輔相成，因此并不能有效解決對電子文件易編輯性和真實(shí)性的動態(tài)要求。


【發(fā)明內(nèi)容】

[0005] 有鑒于此，本發(fā)明的目的在于提供一種電子文件管理方法及其管理系統(tǒng)，用于實(shí) 現(xiàn)將電子文件形成過程中的不同版記文檔和同一版記文檔的不同文檔形式以及電子文件 的背景資料和其它相關(guān)信息統(tǒng)一、有序地融為一體，從而有效解決上述兩個(gè)電子文件管理 中表現(xiàn)突出的問題。
[0006] 實(shí)現(xiàn)本發(fā)明的目的關(guān)鍵是要創(chuàng)建一種新的電子文件組織結(jié)構(gòu)，用于替代現(xiàn)行的文 件名和文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)而作為電子文件管理的基本處理單位。為此，本發(fā)明的技術(shù)方案是這 樣實(shí)現(xiàn)的：
[0007] -種電子文件管理方法，其特征在于，本方法基于將一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為電 子文件管理的基本處理單位，所述電子文件卷結(jié)構(gòu)包括卷項(xiàng)和卷宗：
[0008] 所述卷項(xiàng)是記錄電子文件形成過程中同一版記的不同文檔形式以及相關(guān)操作信 息、批注信息、路徑信息等內(nèi)容的單元，用于更全面地表達(dá)相應(yīng)的版記；
[0009] 所述卷宗是所有記錄同一版記文檔信息的各卷項(xiàng)的集合，用于管理各版記文檔。
[0010] 所述電子文件管理方法包括以下步驟：
[0011] 1)根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)，其卷項(xiàng)和卷宗可以根據(jù)用戶的需要靈活設(shè) 定；
[0012] 2)為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0013] 3)創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名；
[0014] 4)將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0015] 5)根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的要求生成各卷項(xiàng)所需的信息，并存入相應(yīng)卷項(xiàng)；
[0016] 6)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗；
[0017] 7)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理。
[0018] 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)以一個(gè)有機(jī)整體來命名，并作為電子文件管理的基本處理單 位。
[0019] 當(dāng)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行操作時(shí)，它會根據(jù)設(shè)定模式自動打開選定卷項(xiàng)的內(nèi)容， 從而保持與現(xiàn)行電子文件的展現(xiàn)形式的一致性，而未被選定的卷項(xiàng)內(nèi)容只是作為隱性資 料，需要專門操作才能被打開。
[0020] 所述卷標(biāo)統(tǒng)一進(jìn)行編號。
[0021] 在電子文件的處理過程中，對電子文件卷結(jié)構(gòu)任一卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行享有授權(quán)并得到 確認(rèn)的修改操作都將導(dǎo)致生成新一版記的卷宗，直至生成最終的版記卷宗。
[0022] 所述封裝處理是指當(dāng)確認(rèn)電子文件卷結(jié)構(gòu)的最終版記卷宗已經(jīng)生成，將不允許再 生成新的版記卷宗，這就意味著此后對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行的任何寫操作都將是無效操 作，只能進(jìn)行讀操作。
[0023] -種電子文件管理系統(tǒng)，其特征在于，本系統(tǒng)基于將一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為電 子文件管理的基本處理單位，包括電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元、電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元、文 檔格式轉(zhuǎn)換單元：
[0024] 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元用于響應(yīng)用戶申請為每一個(gè)電子文件生成一個(gè)電 子文件卷結(jié)構(gòu)，并在每次操作完成后對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理；
[0025] 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元用于對電子文件卷結(jié)構(gòu)的閱辦處理，并將處理過程 中產(chǎn)生的相關(guān)批注信息、操作信息、路徑信息等分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)；
[0026] 所述文檔格式轉(zhuǎn)換單元根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要求，為用戶提供相應(yīng)的文檔 編輯、板式文檔制作和各種文檔互相轉(zhuǎn)換工具，用于將同一版記中用戶首先生成的某一種 電子文檔格式再分別轉(zhuǎn)換成所需的其它各種文檔格式，并分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)。
[0027] 所述電子文件管理系統(tǒng)包括以下步驟：
[0028] 1)根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)，其卷項(xiàng)和卷宗可以根據(jù)用戶的需要靈活設(shè) 定；
[0029] 2)為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0030] 3)創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名；
[0031] 4)系統(tǒng)將通過卷標(biāo)統(tǒng)一為每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)設(shè)定一個(gè)序列號；
[0032] 5)將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0033] 6)根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的要求生成各卷項(xiàng)所需的信息，并存入相應(yīng)卷項(xiàng)；
[0034] 7)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗；
[0035] 8)在每次操作完成后，對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理；
[0036] 9)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理。
[0037] 在電子文件卷結(jié)構(gòu)的處理過程中，對任一卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行享有授權(quán)并得到確認(rèn)的修 改操作都將導(dǎo)致生成新一版記的卷宗，直至生成最終的版記卷宗。
[0038] 當(dāng)所處理的電子文檔格式無法經(jīng)文檔格式轉(zhuǎn)換單元轉(zhuǎn)換生成卷宗內(nèi)某卷項(xiàng)設(shè)定 的其它格式時(shí)，該卷項(xiàng)的內(nèi)容可以設(shè)置為空，并且不影響卷宗的生成。
[0039] 所述封裝處理是指當(dāng)確認(rèn)電子文件卷結(jié)構(gòu)的最終版記卷宗已經(jīng)生成，系統(tǒng)將不允 許再生成新的版記卷宗，這就意味著此后對該電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行的任何寫操作都將是無 效操作，只能進(jìn)行讀操作。
[0040] 在對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理的全過程中，電子文件卷結(jié)構(gòu)始終處于受控狀態(tài)， 任何打印、拷貝操作都需履行設(shè)定的監(jiān)管程序才能生效。
[0041] 本發(fā)明的優(yōu)點(diǎn)：一是延展了電子文件的內(nèi)涵，有效改進(jìn)了電子文件的保存形式，便 于完整記錄電子文件的形成過程；二是通過把一種電子文件格式擴(kuò)展為多種格式加以保 存，實(shí)現(xiàn)了各種格式相輔相成，很好兼顧了電子文件的易操作性和完整性；三是有效實(shí)現(xiàn)了 對電子文件的全過程管理，防止形成過程中相關(guān)版記文檔的流失、泄密。

【專利附圖】

【附圖說明】
[0042] 圖1為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理方法的流程簡圖；
[0043] 圖2為本發(fā)明實(shí)施例電子文件卷結(jié)構(gòu)示意圖；
[0044] 圖3為本發(fā)明實(shí)施例卷標(biāo)示意圖；
[0045] 圖4為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖；
[0046] 圖5為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理系統(tǒng)的流程簡圖。

【具體實(shí)施方式】
[0047] 為使本發(fā)明的特征及優(yōu)點(diǎn)得到更清楚的了解，以下結(jié)合附圖，作詳細(xì)說明如下： [0048] 圖1為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理方法的流程簡圖，詳細(xì)說明如下：
[0049] 步驟101 :根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)，其卷項(xiàng)和卷宗可以根據(jù)用戶的需 要靈活設(shè)定。然后為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0050] 步驟102 :創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名，并將電子文 檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0051] 步驟103 :對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗；
[0052] 步驟104 :當(dāng)確認(rèn)電子文件卷結(jié)構(gòu)的最終版記卷宗已經(jīng)生成，將對電子文件卷結(jié) 構(gòu)進(jìn)行封裝處理，之后將不允許再生成新的版記卷宗，這就意味著此后對電子文件卷結(jié)構(gòu) 進(jìn)行的任何寫操作都將是無效操作，只能進(jìn)行讀操作。
[0053] 圖2為本發(fā)明實(shí)施例電子文件卷結(jié)構(gòu)示意圖，詳細(xì)說明如下：
[0054] 本發(fā)明是基于一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為基本處理單位實(shí)現(xiàn)對電子文件管理的方 法及系統(tǒng)，其中，電子文件卷結(jié)構(gòu)可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，并通過各種數(shù)據(jù)庫工具加 以編制。本實(shí)施例的電子文件卷結(jié)構(gòu)包括以下卷項(xiàng)：卷標(biāo)、背景資料、word格式、wps格式、 sep格式、ceb格式、pdf格式、富文本格式、純文本格式、痕跡保留格式、掃描信息、操作信 息、路徑信息、excel文件、網(wǎng)頁格式〇. html、*. htm)、powerpoint文件格式、其它信息。以 上各卷項(xiàng)分別用于存放其標(biāo)明的各種信息，其目的在于用上述多種不同的文檔形式及各種 相關(guān)信息來表達(dá)同一版記文檔，以便各種信息相互印證、相輔相成，既可保持文檔的易編輯 性，又可保障文檔的完整性和安全性。
[0055] 所述卷宗是所有記錄同一版記文檔信息的各卷項(xiàng)的集合，用于管理各版記文檔。 每一次對文檔的修改操作一旦被確認(rèn)，系統(tǒng)都會生成新的版記卷宗，因此卷宗數(shù)目將隨版 記數(shù)目的增加而增加，如版記1卷宗、版記2卷宗、版記3卷宗，等等，卷宗總數(shù)可以根據(jù)用 戶需求進(jìn)行設(shè)定。
[0056] 圖3為本發(fā)明實(shí)施例卷標(biāo)示意圖，詳細(xì)說明如下：
[0057] 電子文件卷結(jié)構(gòu)的卷標(biāo)可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，本實(shí)施例卷標(biāo)包括兩部分 內(nèi)容，一是對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行描述的部分，包括：卷標(biāo)名稱、編號、文件名稱、擬稿人、擬 稿時(shí)間、審稿人、審稿時(shí)間、擬辦意見、批示內(nèi)容；二是對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行操作指導(dǎo)的部 分，包括：已閱、創(chuàng)建文檔、背景資料、送達(dá)地點(diǎn)、查詢、打印、復(fù)制、完成操作。其中：卷標(biāo)名 稱是指對卷標(biāo)的命名，本實(shí)施例將其命名為"電子文件處理簽"；"編號"是系統(tǒng)通過卷標(biāo)統(tǒng) 一為生成的每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)設(shè)定的唯一的、不可更改的、不可刪除的序列號，且不允 許與所說明的電子文件卷結(jié)構(gòu)實(shí)施分離，以便于對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理；"文件名 稱"是指所處理的電子文檔的標(biāo)題，同時(shí)該名稱將被默認(rèn)為對該電子文件卷結(jié)構(gòu)的命名； "擬稿人、擬稿時(shí)間、審稿人、審稿時(shí)間、擬辦意見、批示內(nèi)容"顧名思義，不再贅述；"已閱"是 表示已圈閱的操作鍵，表示只對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行了閱讀處理，而沒有進(jìn)行任何修改操 作；"創(chuàng)建文檔"是為操作者創(chuàng)建一個(gè)處理文檔的環(huán)境，或打開一個(gè)編輯器，或提供一個(gè)上傳 文檔的路徑；"背景資料"是為用戶提供導(dǎo)入/閱讀"背景資料"卷項(xiàng)內(nèi)容的引擎，便于用戶 快速導(dǎo)入/查閱背景資料；"查詢"是為用戶提供查閱電子文件卷結(jié)構(gòu)內(nèi)各卷項(xiàng)、卷宗內(nèi)容 的引擎，便于用戶快速查閱各卷宗和卷項(xiàng)內(nèi)容；"打印"、"復(fù)制"是指對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行 相應(yīng)操作，包括對卷標(biāo)或其它卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)操作；"送達(dá)地點(diǎn)"是指該電子文檔卷結(jié)構(gòu) 將要推送至的下一閱辦人；"完成操作"是指本次對電子文件卷結(jié)構(gòu)所作的操作的確認(rèn)。
[0058] 當(dāng)打開電子文件卷結(jié)構(gòu)時(shí)，卷標(biāo)將作為默認(rèn)的首頁。
[0059] 圖4為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖，詳細(xì)說明如下：
[0060] 本實(shí)施例將一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為電子文件管理的基本處理單位，包括電子文 件卷結(jié)構(gòu)管理單元、電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元、文檔格式轉(zhuǎn)換單元：
[0061] 一、所述電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元用于響應(yīng)用戶申請為每一個(gè)電子文件生成一個(gè) 電子文件卷結(jié)構(gòu)，并在每次操作完成后對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，包括以下步驟：
[0062] 1)根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0063] 2)為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0064] 3)根據(jù)用戶的設(shè)計(jì)為每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)建立一個(gè)卷標(biāo)，用戶須按要求填寫卷 標(biāo)，用于對該電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行注述和操作指導(dǎo)，并為該電子文件卷結(jié)構(gòu)命名；
[0065] 4)系統(tǒng)將通過卷標(biāo)統(tǒng)一為每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)設(shè)定一個(gè)唯一的、不可更改的、 不可刪除的序列號，且不允許與所說明的電子文件卷結(jié)構(gòu)實(shí)施分離，以便于對電子文件卷 結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理；
[0066] 5)在每次操作完成后，對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理；
[0067] 6)為方便用戶操作，在一個(gè)用戶名下等待處理的多個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)將通 過鏈接接口把它們關(guān)聯(lián)在一起，操作時(shí)只需打開其中一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)，即可按一定順 序自動打開鏈接在一起的其它電子文件卷結(jié)構(gòu)；
[0068] 7)對電子文件卷結(jié)構(gòu)在封裝處理后進(jìn)行管理。
[0069] 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)將作為一個(gè)有機(jī)整體被命名為一個(gè)文件。當(dāng)對此文件進(jìn)行打 開操作時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定模式自動打開選定卷項(xiàng)的內(nèi)容，比如：本實(shí)施例如果將模式設(shè)定 為卷標(biāo)+WPS格式文檔，那么，當(dāng)打開電子文件卷結(jié)構(gòu)時(shí)，卷標(biāo)將作為首頁，WPS格式文檔將 附在卷標(biāo)后自動打開，這樣可以保持與現(xiàn)行電子文件的展現(xiàn)形式的一致性。而未被選定的 卷項(xiàng)內(nèi)容只是作為隱性資料，需要專門操作才能被打開。
[0070] 二、所述電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元用于對電子文件卷結(jié)構(gòu)的閱辦處理，并將相關(guān) 操作信息、批注信息、路徑信息等分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)，包括以下步驟：
[0071] 1)將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)。用戶通過卷標(biāo)，選 擇卷項(xiàng)中的某一文檔格式輸入/導(dǎo)入文稿，如有相關(guān)背景資料可同時(shí)導(dǎo)入。一旦確認(rèn)完成， 系統(tǒng)將根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)要求為此文檔自動生成所需的其它格式文檔并與其相關(guān)操作 信息、批注信息、路徑信息等一并存入相應(yīng)的卷項(xiàng)，從而形成版記1卷宗；
[0072] 2)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗。版記1 卷宗生成后，將自動存入該電子文件卷結(jié)構(gòu)，標(biāo)志著弟一次?呆作的完成。之后系統(tǒng)將按照卷 標(biāo)中"送達(dá)地點(diǎn)"的要求將該電子文件卷結(jié)構(gòu)推送至下一指定閱辦人。在以后的電子文件 處理過程中，對電子文件卷結(jié)構(gòu)任何一卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行享有授權(quán)并得到確認(rèn)的修改操作都將 導(dǎo)致生成新一版記的卷宗，直至完成最終的版記卷宗；
[0073] 3)所述卷宗將按照時(shí)間順序存入電子文件卷結(jié)構(gòu)，后入者為先，最先者作為第一 順序被操作的卷宗，且該順序不能被改變；
[0074] 4)在電子文件卷結(jié)構(gòu)管理的全過程中，除非打印卷標(biāo)時(shí)當(dāng)前閱辦人本人即可完成 操作外，其它任何打印、拷貝操作都需經(jīng)過二名及以上操作人員許可才能生效，這樣設(shè)計(jì)目 的是為了既保障電子文檔安全，又方便閱辦人在打印的紙質(zhì)卷標(biāo)上進(jìn)行手工批示；
[0075] 5)為保障電子文件的完整性，在電子文件處理的整個(gè)過程中任何人都不能對電子 文件卷結(jié)構(gòu)中的既往卷項(xiàng)和卷宗內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除操作；
[0076] 6)根據(jù)用戶需要，除最新版記卷宗外，其它各版記卷宗均可以設(shè)定為對用戶開放 或者不開放。所謂對用戶開放是指該卷宗內(nèi)容與最新版記卷宗內(nèi)容一樣可以被指定用戶查 閱，所謂對用戶不開放是指既往卷宗內(nèi)容不能被其它用戶查閱；
[0077] 7)當(dāng)確認(rèn)電子文件最終定稿并形成相應(yīng)卷宗后，系統(tǒng)將對該電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行 封裝處理。
[0078] 對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理后，為方便用戶使用，系統(tǒng)將預(yù)留接口，以便與其 它應(yīng)用系統(tǒng)對接，這樣在履行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的管理程序后，即可將電子文件卷結(jié)構(gòu)直接導(dǎo)入其 它應(yīng)用系統(tǒng)，如對接公文交換系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。當(dāng)然，也可以將本系統(tǒng)嵌入其它應(yīng)用 系統(tǒng)，用于實(shí)現(xiàn)對電子文件的有效管理。
[0079] 三、所述文檔格式轉(zhuǎn)換單元根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要求，為用戶提供相應(yīng)的 文檔編輯、板式文檔制作和各種文檔互相轉(zhuǎn)換工具，用于同一版記中將用戶首先生成的某 一種電子文檔格式再分別轉(zhuǎn)換成所需的其它各種文檔格式，并分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)。
[0080] 當(dāng)所處理的文檔為特殊格式無法經(jīng)文檔格式轉(zhuǎn)換單元轉(zhuǎn)換生成卷宗內(nèi)某卷項(xiàng)設(shè) 定的其它格式時(shí)，該卷項(xiàng)的內(nèi)容可以設(shè)置為空，并不影響卷宗的生成。比如所處理的為 PowerPoint文件，無法生成word格式文檔時(shí)，則該卷宗中的"word格式"卷項(xiàng)可默認(rèn)設(shè)置 為空。
[0081] 圖5為本發(fā)明實(shí)施例電子文件管理系統(tǒng)的流程簡圖，詳細(xì)說明如下：
[0082] 步驟1 :用戶登錄系統(tǒng)，驗(yàn)證身份；
[0083] 步驟2 :填寫卷標(biāo)，按照設(shè)計(jì)要求對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行描述，并創(chuàng)建文檔；
[0084] 步驟3 :確認(rèn)本次對電子文件卷結(jié)構(gòu)的操作完成后，通過文檔轉(zhuǎn)換單元生成所需 的各種文檔格式，例如：如果用戶創(chuàng)建的是WPS格式文檔，將被再分別轉(zhuǎn)換為WORD格式文 檔、SEP格式文檔等待，并與相關(guān)操作信息一并逐一存入各卷項(xiàng)，從而形成版記1卷宗；
[0085] 步驟4 :將形成的版記1卷宗存入電子文件卷結(jié)構(gòu)，并按照卷標(biāo)中"送達(dá)地點(diǎn)"的要 求將該電子文件卷結(jié)構(gòu)推送至下一指定閱辦人；
[0086] 步驟5 :目標(biāo)閱辦人經(jīng)身份驗(yàn)證后，對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并重新確定 卷標(biāo)中"送達(dá)地點(diǎn)"。如不加指定，系統(tǒng)將默認(rèn)為退回原處；
[0087] 步驟6 :當(dāng)前閱辦人對已完成的操作確認(rèn)后，通過文檔轉(zhuǎn)換單元生成所需的各種 文檔格式，并與相關(guān)操作信息一并逐一入存各卷項(xiàng)，從而形成版記2卷宗；
[0088] 步驟7 :將形成的版記2卷宗存入電子文件卷結(jié)構(gòu)，并按照卷標(biāo)中新確定的"送達(dá) 地點(diǎn)"的要求將該電子文件卷結(jié)構(gòu)推送至下一閱辦人；
[0089] 步驟8 :根據(jù)需要重復(fù)步驟5至7,從而生成相應(yīng)的版記卷宗，直至形成最終版記卷 宗；
[0090] 步驟9 :對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理，之后系統(tǒng)將不允許再生成新的版記卷 宗，只能進(jìn)行讀操作。
[0091] 以上所述，僅為本發(fā)明的較佳實(shí)施例而已，并不用于限制本發(fā)明的保護(hù)范圍，對應(yīng) 本領(lǐng)域的技術(shù)人員來說，本發(fā)明可以有各種更改和變化。凡在本發(fā)明的精神和原則之內(nèi)，所 作的任何修改、等同替換、改進(jìn)等，均應(yīng)包含在本發(fā)明的保護(hù)范圍之內(nèi)。
【權(quán)利要求】
1. 一種電子文件管理方法，其特征在于，本方法基于將一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為電子 文件管理的基本處理單位，所述電子文件卷結(jié)構(gòu)包括卷項(xiàng)和卷宗： 所述卷項(xiàng)是記錄電子文件形成過程中同一版記的不同文檔形式以及相關(guān)操作信息、批 注信息、路徑信息等內(nèi)容的單元，用于更全面地表達(dá)相應(yīng)的版記； 所述卷宗是所有記錄同一版記文檔信息的各卷項(xiàng)的集合，用于管理各版記文檔。
2. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，包括以下步驟： 1) 根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)，其卷項(xiàng)和卷宗可以根據(jù)用戶的需要靈活設(shè)定； 2) 為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)； 3) 創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名； 4) 將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)； 5) 根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的要求生成各卷項(xiàng)所需的信息，并存入相應(yīng)卷項(xiàng)； 6) 對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗； 7) 對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理。
3. 根據(jù)權(quán)利要求1、2所述的方法，其特征在于，所述電子文件卷結(jié)構(gòu)作為一個(gè)有機(jī)整 體來命名，并作為對電子文件進(jìn)行管理的基本處理單位。
4. 根據(jù)權(quán)利要求1、2、3所述的方法，其特征在于，對電子文件卷結(jié)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行編號。
5. 根據(jù)權(quán)利要求1、2、3所述的方法，其特征在于，在電子文件卷結(jié)構(gòu)的處理過程中，對 其任一卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行享有授權(quán)并得到確認(rèn)的修改操作都將導(dǎo)致生成新一版記的卷宗，直至 生成最終的版記卷宗。
6. -種電子文件管理系統(tǒng)，其特征在于，本系統(tǒng)基于將一種電子文件卷結(jié)構(gòu)作為電子 文件管理的基本處理單位，包括電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元、電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元、文檔 格式轉(zhuǎn)換單元： 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)管理單元用于響應(yīng)用戶申請為每一個(gè)電子文件生成一個(gè)電子文 件卷結(jié)構(gòu)，并在每次操作完成后對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理； 所述電子文件卷結(jié)構(gòu)處理單元用于對電子文件卷結(jié)構(gòu)的閱辦處理，并將相關(guān)操作信 息、批注信息、路徑信息等分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)； 所述文檔格式轉(zhuǎn)換單元根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要求，為用戶提供相應(yīng)的文檔編 輯、板式文檔制作和各種文檔互相轉(zhuǎn)換工具，用于將同一版記中用戶首先生成的某一種電 子文檔格式再分別轉(zhuǎn)換成所需的其它各種文檔格式，并分別存入相應(yīng)的卷項(xiàng)。
7. 根據(jù)權(quán)利要求6所述的系統(tǒng)，其特征在于，所述電子文件卷結(jié)構(gòu)包括卷項(xiàng)和卷宗： 所述卷項(xiàng)是記錄電子文件形成過程中同一版記的不同文檔形式以及相關(guān)操作信息、批 注信息、路徑信息等內(nèi)容的單元，用于更全面地表達(dá)相應(yīng)的版記； 所述卷宗是所有記錄同一版記文檔信息的各卷項(xiàng)的集合，用于管理各版記文檔。
8. 根據(jù)權(quán)利要求6、7所述的系統(tǒng)，其特征在于，包括以下步驟： 1) 根據(jù)用戶要求設(shè)計(jì)電子文件卷結(jié)構(gòu)，其卷項(xiàng)和卷宗可以根據(jù)用戶的需要靈活設(shè)定； 2) 為每一電子文件申請、生成一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)； 3) 創(chuàng)建卷標(biāo)，對每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行基本描述并命名； 4) 系統(tǒng)將通過卷標(biāo)統(tǒng)一為每一個(gè)電子文件卷結(jié)構(gòu)設(shè)定一個(gè)序列號； 5) 將電子文檔及其相關(guān)背景資料錄入/導(dǎo)入電子文件卷結(jié)構(gòu)； 6) 根據(jù)電子文件卷結(jié)構(gòu)的要求生成各卷項(xiàng)所需的信息，并存入相應(yīng)卷項(xiàng)； 7) 對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行閱辦處理，并依據(jù)不同的版記建立相應(yīng)的卷宗； 8) 在每次操作完成后，對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理； 9) 對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行封裝處理。
9. 根據(jù)權(quán)利要求6、7、8所述的系統(tǒng)，其特征在于，在對電子文件卷結(jié)構(gòu)的處理過程中， 用戶對其任一卷項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行享有授權(quán)并得到確認(rèn)的任何修改操作都將導(dǎo)致生成新一版記 的卷宗，直至生成最終的版記卷宗。
10. 根據(jù)權(quán)利要求6、7、8所述的系統(tǒng)，其特征在于，當(dāng)對電子文件卷結(jié)構(gòu)進(jìn)行操作時(shí)， 系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定模式自動打開選定卷項(xiàng)的內(nèi)容，而未被選定的卷項(xiàng)內(nèi)容只是作為隱性資 料，需要專門操作才能被打開。
11. 根據(jù)權(quán)利要求6、7、8、9所述的系統(tǒng)，其特征在于，當(dāng)所處理的電子文檔為特殊格式 無法通過文檔格式轉(zhuǎn)換單元轉(zhuǎn)換生成某卷項(xiàng)設(shè)定的文檔格式時(shí)，該卷項(xiàng)的內(nèi)容可以設(shè)置為 空，并且不影響卷宗的生成。
12. 根據(jù)權(quán)利要求6、7、8、9所述的系統(tǒng)，其特征在于，所述封裝處理是指當(dāng)確認(rèn)電子文 件卷結(jié)構(gòu)的最終版記卷宗已經(jīng)生成，系統(tǒng)將不支持再生成新的版記卷宗。
【文檔編號】G06F17/21GK104156374SQ201310180120
【公開日】2014年11月19日 申請日期:2013年5月16日 優(yōu)先權(quán)日:2013年5月16日
【發(fā)明者】商忠青 申請人:商忠青