本發(fā)明涉及單據(jù)報銷軟件管理領(lǐng)域，具體地，涉及一種報銷單據(jù)輔助審批的方法及實現(xiàn)該方法的裝置。

背景技術(shù)：

單據(jù)報銷管理軟件通過單據(jù)填寫的電子化、業(yè)務(wù)審批的電子化以及財務(wù)審核的電子化，實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)的申請、審批和執(zhí)行等應(yīng)用，適用于企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校和政府等各類機構(gòu)的報銷審批應(yīng)用。單據(jù)報銷管理軟件根據(jù)用戶定義的費用類型進行報銷管理，如差旅費、招待費、會議費和采購等，實現(xiàn)從借款到報銷申請、預(yù)算控制和審批的全過程管理。

目前用戶使用單據(jù)報銷管理軟件對報銷單據(jù)進行審批時，只能根據(jù)單據(jù)所填內(nèi)容及其主觀經(jīng)驗來決定是否審批通過，而由于人的記憶能力和獲取相關(guān)信息的精力有限，審批人常常無法判斷待審批單據(jù)是否存在問題。

此外，現(xiàn)有單據(jù)報銷管理軟件中，審批人審批報銷單據(jù)時可供參考的信息僅限于報銷單據(jù)本身提供的信息，信息量比較少，不足以支持審批人做出正確的審批決策。審批人在使用現(xiàn)有單據(jù)報銷管理軟件審批報銷單據(jù)時，如果想要查詢與待審批單據(jù)相關(guān)的各類信息，還需要花費大量時間登陸到其它軟件系統(tǒng)進行人工查詢，這導(dǎo)致審批人為了節(jié)約時間通常不會花費精力對待審單據(jù)進行全面檢查，使得問題報銷單據(jù)得以通過審批，造成成本浪費。

公開號為cn104134157a的中國發(fā)明專利申請公開了名為“一種醫(yī)療保險報銷過程中可疑行為審核系統(tǒng)及審核方法”的發(fā)明創(chuàng)造，該發(fā)明創(chuàng)造提出了一種輔助審核單據(jù)的方法，此方法主要分析待審批單據(jù)，通過待審核單據(jù)檢索、處方明細數(shù)據(jù)篩選、已篩選數(shù)據(jù)的分析執(zhí)行以及待審核單據(jù)的信息展示，為審核人員提供了直觀的審核操作環(huán)境。但是，該方法沒有充分利用歷史單據(jù)審批通過率、報銷人的職級、崗位、工資水平等信息數(shù)據(jù)來輔助管理者審批待審單據(jù)，存在審批上的漏洞。

技術(shù)實現(xiàn)要素：

本發(fā)明的主要目的是提供一種提高審批效率和審批質(zhì)量的報銷單據(jù)輔助審批的方法。

本發(fā)明的另一個目的是提供一種提高審批效率和審批質(zhì)量的報銷單據(jù)輔助審批的裝置。

為實現(xiàn)上述主要目的，本發(fā)明提供的報銷單據(jù)輔助審批的方法包括報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取步驟，從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取出待審批單據(jù)及對應(yīng)的歷史單據(jù)數(shù)據(jù)；規(guī)則知識庫調(diào)用步驟，調(diào)用規(guī)則知識庫中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)，規(guī)則知識庫記錄有檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)；后臺數(shù)據(jù)分析步驟，根據(jù)從數(shù)據(jù)庫中取出待審批單據(jù)及對應(yīng)的歷史單據(jù)數(shù)據(jù)，根據(jù)規(guī)則知識庫中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)數(shù)據(jù)進行分析；前臺顯示步驟，將后臺數(shù)據(jù)分析步驟的分析結(jié)果在前臺顯示界面顯示，分析結(jié)果至少包括綜合結(jié)論、問題匯總、報銷人信用度、同類單據(jù)對比圖或者相關(guān)歷史單據(jù)列表中的一個。

由上述方案可見，本發(fā)明提供的報銷單據(jù)輔助審批的方法首先利用數(shù)據(jù)庫同步工具，將待審批報銷單據(jù)和歷史報銷單據(jù)所對應(yīng)的數(shù)據(jù)同步到與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫隔離的分析數(shù)據(jù)庫中。接著針對每個待審批報銷單據(jù)，分析程序自動從分析數(shù)據(jù)庫中查找到與當(dāng)前單據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生日期最近12個月的相關(guān)歷史單據(jù)數(shù)據(jù)，根據(jù)在規(guī)則知識庫中調(diào)用的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)作出分析。最后將分析結(jié)果展示在前臺顯示界面上。審批人在審批時可以即時查看到前臺顯示界面的分析結(jié)果，包括以圖形方式展現(xiàn)的橫向和縱向?qū)Ρ葦?shù)據(jù)和以表格方式展現(xiàn)的單據(jù)異常點匯總，審批人根據(jù)這些輔助信息可以更快地作出更加準(zhǔn)確的審批決策。

一個方案中，后臺數(shù)據(jù)分析步驟包括合規(guī)性檢查步驟，合規(guī)性檢查步驟利用規(guī)則知識庫調(diào)用步驟中調(diào)用的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)，對待審批單據(jù)數(shù)據(jù)進行自動檢查。

由此可見，合規(guī)性檢查步驟調(diào)用規(guī)則知識庫中的檢驗規(guī)則，對待審批單據(jù)進行自動檢查，可判斷所需報銷的單據(jù)是否符合報銷的相關(guān)規(guī)定。例如，企業(yè)對不同職級的員工出差時乘坐的交通工具坐席等級有不同限制，因此針對差旅費報銷單據(jù)，可以自動檢查其交通工具坐席等級是否在報銷人職級允許范圍。

另一個方案中，后臺數(shù)據(jù)分析步驟還包括在執(zhí)行所述合規(guī)性檢查步驟后執(zhí)行重復(fù)報銷檢查步驟，通過待審批單據(jù)數(shù)據(jù)與歷史單據(jù)數(shù)據(jù)的對比進行重復(fù)報銷檢查。

由此可見，在執(zhí)行合規(guī)性檢查步驟后，通過待審批單據(jù)數(shù)據(jù)與歷史單據(jù)數(shù)據(jù)的對比，檢查報銷單據(jù)類型和報銷業(yè)務(wù)的發(fā)生時間，自動檢查出報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時間是否有違規(guī)重疊的情況，并據(jù)此判斷是否存在重復(fù)報銷的行為。

進一步的方案中，后臺數(shù)據(jù)分析步驟還包括在執(zhí)行所述重復(fù)報銷檢查步驟后執(zhí)行報銷人信用分析步驟，通過檢查報銷人歷史信用記錄及歷史報銷單審批通過率，判斷報銷人信用等級并計算出單據(jù)風(fēng)險度。

由此可見，后臺系統(tǒng)可通過各報銷人的歷史單據(jù)審批通過率再加上報銷人的職級、崗位、工資水平等信息，按一定規(guī)則換算成信用積分，再結(jié)合待審批單據(jù)信息和報銷人歷史信用情況計算出單據(jù)風(fēng)險度，并生成報告以待前臺顯示界面調(diào)用顯示。

更進一步的方案中，后臺數(shù)據(jù)分析步驟還包括在執(zhí)行所述報銷人信用分析步驟后執(zhí)行單據(jù)統(tǒng)計匯總步驟，將待審批單據(jù)數(shù)據(jù)與歷史相關(guān)單據(jù)數(shù)據(jù)匯總，按時間和/或部門得到匯總的結(jié)果，并進行是否超預(yù)算的檢查。

由上述方案可見，后臺系統(tǒng)通過對比同一報銷人不同月份的支出金額，可判斷報銷人當(dāng)前報銷金額是否異常。同時通過對比當(dāng)前報銷金額與企業(yè)同類報銷單平均報銷金額，可以判斷當(dāng)前報銷金額是否合理。此外，通過檢查部門月度、季度、年度當(dāng)前匯總報銷金額，可以判斷部門支出是否超出預(yù)算，實現(xiàn)對部門支出的實時監(jiān)控。

為了實現(xiàn)本發(fā)明的另一目的，本發(fā)明提供的報銷單據(jù)輔助審批的裝置包括報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取模塊，從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取出待審批單據(jù)及對應(yīng)的歷史單據(jù)數(shù)據(jù)；規(guī)則知識庫調(diào)用模塊，調(diào)用規(guī)則知識庫中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)，規(guī)則知識庫記錄有檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)；后臺數(shù)據(jù)分析模塊，根據(jù)從數(shù)據(jù)庫中取出的待審批單據(jù)及對應(yīng)的歷史單據(jù)數(shù)據(jù)，根據(jù)規(guī)則知識庫中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)數(shù)據(jù)進行分析。前臺顯示模塊，將后臺數(shù)據(jù)分析模塊的分析結(jié)果在前臺顯示界面顯示，分析結(jié)果至少包括綜合結(jié)論、問題匯總、報銷人信用度、同類單據(jù)對比圖或者相關(guān)歷史單據(jù)列表中的一個。其中，后臺數(shù)據(jù)分析模塊包括合規(guī)性檢查模塊、重復(fù)報銷檢查模塊、報銷人信用分析模塊和單據(jù)統(tǒng)計匯總模塊。

由上述方案可見，報銷單據(jù)輔助審批的裝置通過自動調(diào)用和分析待審批單據(jù)以及與當(dāng)前報銷單據(jù)相關(guān)的歷史報銷單據(jù)，可以提高審批效率和審批質(zhì)量，降低不合理單據(jù)審批通過率，節(jié)約企業(yè)成本。

附圖說明

圖1是本發(fā)明報銷單據(jù)輔助審批的裝置實施例的結(jié)構(gòu)框圖。

圖2是本發(fā)明報銷單據(jù)輔助審批的方法實施例的流程圖。

圖3是本發(fā)明報銷單據(jù)輔助審批的方法實施例后臺數(shù)據(jù)分析步驟的流程圖。

以下結(jié)合附圖及實施例對本發(fā)明作進一步說明。

具體實施方式

如圖1所示，本發(fā)明提供的報銷單據(jù)輔助審批的裝置包括報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取模塊4、規(guī)則知識庫調(diào)用模塊2、后臺數(shù)據(jù)分析模塊5以及前臺顯示模塊10。其中，后臺數(shù)據(jù)分析模塊5包括合規(guī)性檢查模塊6、重復(fù)報銷檢查模塊7、報銷人信用分析模塊8和單據(jù)統(tǒng)計匯總模塊9。

審批人審批報銷單據(jù)時，可使用本發(fā)明的報銷單據(jù)輔助審批的裝置對待審批單據(jù)進行自動分析。首先報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取模塊4從數(shù)據(jù)庫3中調(diào)取出待審批單據(jù)及其相關(guān)歷史單據(jù)數(shù)據(jù)。規(guī)則知識庫調(diào)用模塊2調(diào)用規(guī)則知識庫1中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)，規(guī)則知識庫1綜合財務(wù)人員和各級管理者審批經(jīng)驗以及企業(yè)相關(guān)報銷規(guī)定，形成具體的檢驗規(guī)則。接著后臺數(shù)據(jù)分析模塊5根據(jù)從數(shù)據(jù)庫3中調(diào)取出待審批單據(jù)及其相關(guān)歷史單據(jù)數(shù)據(jù)，利用規(guī)則知識庫1中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)數(shù)據(jù)進行分析。

后臺數(shù)據(jù)分析模塊5是運行在計算機設(shè)備上的軟件程序，對待審批單據(jù)進行分析時，首先合規(guī)性檢查模塊6利用調(diào)用規(guī)則知識庫1中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)進行自動檢查，判斷所需報銷的單據(jù)是否符合報銷的相關(guān)規(guī)定。例如，企業(yè)對不同職級的員工出差時乘坐的交通工具坐席等級有不同限制，因此針對差旅費報銷單據(jù)，可以自動檢查其交通工具坐席等級是否在報銷人職級允許范圍。接著重復(fù)報銷檢查模塊7通過檢查報銷單據(jù)類型和報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時間，自動檢查出報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時間有違規(guī)重疊的情況，并據(jù)此判斷是否存在重復(fù)報銷的行為。然后報銷人信用分析模塊8通過各報銷人的歷史單據(jù)審批通過率再加上報銷人的職級、崗位、工資水平等信息，按一定規(guī)則換算成信用積分，再結(jié)合待審批單據(jù)信息和報銷人歷史信用情況計算出單據(jù)風(fēng)險度，并生成報告以待前臺顯示界面調(diào)用顯示。

作為一個可選的實施例，報銷人信用積分算法如下：假設(shè)單據(jù)退回次數(shù)n、報銷金額a、單據(jù)復(fù)雜度c，其中單據(jù)復(fù)雜度c由單據(jù)填寫項目數(shù)及單據(jù)類型決定,并且報銷人同類單據(jù)填寫次數(shù)s、報銷人單據(jù)填寫總次數(shù)h。其中，單據(jù)退回次數(shù)n為某張單據(jù)的流程活動表中報銷人用戶代碼出現(xiàn)次數(shù)n-1。其中，c是單據(jù)復(fù)雜度系數(shù)，由有效項目數(shù)和單據(jù)類型確定，s和h包含當(dāng)前次數(shù)，可選地，上限分別為8和25，若實際值超出上限值則取上限值參與計算。

假設(shè)某張單據(jù)的n=0,則對應(yīng)報銷人加分p＝p1×c/(log8s+1)/(log25h+1)，p1取值為：若單據(jù)金額<100元，則p1=1分;否則p1=loga-1。若n>0,則對應(yīng)報銷人減分p＝p1×n×(log8s+1)×(log25h+1)/c，p1取值為：若單據(jù)金額<100元，則p1=1分;否則p1=loga-1。報銷人的總信用積分為其各張單據(jù)得分值的總和。

在報銷人信用分析模塊8計算出單據(jù)風(fēng)險度后，單據(jù)統(tǒng)計匯總模塊9將待審批單據(jù)與歷史相關(guān)單據(jù)匯總，得到按時間和/或部門等匯總的結(jié)果，并進行是否超預(yù)算等檢查。通過對比同一報銷人不同月份的支出金額，可判斷報銷人當(dāng)前報銷金額是否異常。同時通過對比當(dāng)前報銷金額與企業(yè)同類報銷單平均報銷金額，可以判斷當(dāng)前報銷金額是否合理。此外，通過檢查部門月度、季度、年度當(dāng)前匯總報銷金額，可以判斷部門支出是否超出預(yù)算，實現(xiàn)對部門支出的實時監(jiān)控。

最后，前臺顯示模塊10將后臺數(shù)據(jù)分析模塊5的分析結(jié)果在前臺顯示界面顯示，分析結(jié)果包括綜合結(jié)論、問題匯總、報銷人信用度、同類單據(jù)對比圖以及相關(guān)歷史單據(jù)列表。綜合結(jié)論主要展示兩項數(shù)據(jù)：單據(jù)綜合風(fēng)險等級、審批建議（通過/不通過）。問題匯總集中展示在合規(guī)性檢查、重復(fù)報銷檢查、同類單據(jù)對比過程中發(fā)現(xiàn)的單據(jù)問題。報銷人信用展示報銷人信用積分、信用積分排名、報銷單據(jù)歷史通過率等信息。同類單據(jù)對比圖通過展示歷史各月報銷金額對比、各部門報銷金額對比等方便審批人發(fā)現(xiàn)問題。相關(guān)歷史單據(jù)列表將與待審批單據(jù)相關(guān)歷史單據(jù)的關(guān)鍵信息詳細列出，方便審批人從對比中發(fā)現(xiàn)問題，提高審批效率和審批質(zhì)量，降低不合理單據(jù)審批通過率，節(jié)約企業(yè)成本。

下面結(jié)合圖2和圖3說明本發(fā)明提供的報銷單據(jù)輔助審批的裝置的工作流程。首先報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取模塊4執(zhí)行報銷單據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)取步驟s1，從數(shù)據(jù)庫3中調(diào)取出待審批單據(jù)及其相關(guān)歷史單據(jù)數(shù)據(jù)。接著規(guī)則知識庫調(diào)用模塊2執(zhí)行規(guī)則知識庫調(diào)用步驟s2，調(diào)用規(guī)則知識庫1中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)。接著后臺數(shù)據(jù)分析模塊5執(zhí)行后臺數(shù)據(jù)分析步驟s3，根據(jù)從數(shù)據(jù)庫3中調(diào)取出待審批單據(jù)及其相關(guān)歷史單據(jù)數(shù)據(jù)，利用規(guī)則知識庫1中的檢驗規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)數(shù)據(jù)進行分析。

在執(zhí)行后臺數(shù)據(jù)分析步驟s3時，首先規(guī)性檢查模塊6執(zhí)行規(guī)性檢查步驟s5，利用調(diào)用規(guī)則知識庫1中的報銷審批規(guī)則數(shù)據(jù)對待審批單據(jù)進行自動檢查，判斷所需報銷的單據(jù)是否符合報銷的相關(guān)規(guī)定。接著，重復(fù)報銷檢查模塊7執(zhí)行重復(fù)報銷檢查步驟s6，檢查報銷單據(jù)類型和報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時間，自動檢查出報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時間有違規(guī)重疊的情況，并據(jù)此判斷是否存在重復(fù)報銷的行為。然后報銷人信用分析模塊8執(zhí)行報銷人信用分析步驟s7，通過各報銷人的歷史單據(jù)審批通過率再加上報銷人的職級、崗位、工資水平等信息，按一定規(guī)則換算成信用積分，再結(jié)合待審批單據(jù)信息和報銷人歷史信用情況計算出單據(jù)風(fēng)險度，并生成報告以待前臺顯示界面調(diào)用顯示。最后，單據(jù)統(tǒng)計匯總模塊9執(zhí)行單據(jù)統(tǒng)計匯總步驟s8，將待審批單據(jù)與歷史相關(guān)單據(jù)匯總，得到按時間和/或部門等匯總的結(jié)果，并進行是否超預(yù)算等檢查。

最后，前臺顯示模塊10執(zhí)行前臺顯示步驟s4，將后臺數(shù)據(jù)分析模塊5的分析結(jié)果在前臺顯示界面顯示，分析結(jié)果包括綜合結(jié)論、問題匯總、報銷人信用度、同類單據(jù)對比圖以及相關(guān)歷史單據(jù)列表。審批人根據(jù)這些輔助信息可以更快地作出更加準(zhǔn)確的審批決策。

當(dāng)然，本發(fā)明的提供的報銷單據(jù)輔助審批的裝置不僅可應(yīng)用于財務(wù)單據(jù)的報銷管理，還可應(yīng)用于其他單據(jù)的報銷管理，如醫(yī)療費用報銷單據(jù)、汽車保險報銷單據(jù)等?？筛鶕?jù)不同類型單據(jù)的報銷管理進行相應(yīng)的審批裝置的修改。

需要說明的是，以上僅為本發(fā)明的優(yōu)選實施例，但發(fā)明的設(shè)計構(gòu)思并不局限于此，凡利用此構(gòu)思對本發(fā)明做出的非實質(zhì)性修改，如執(zhí)行合規(guī)性檢查、重復(fù)報銷檢查、報銷人信用分析和單據(jù)統(tǒng)計匯總等步驟執(zhí)行順序的改變，也均落入本發(fā)明的保護范圍之內(nèi)。