專利名稱：數(shù)字編檔裝置和方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明通常涉及處理文件，更具體地說(shuō)涉及用于對(duì)基于紙張的文件進(jìn)行編索引、成像、存儲(chǔ)和檢索的系統(tǒng)和方法。
背景技術(shù)：
雖然大多數(shù)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可用于企業(yè)、教育和娛樂(lè)目的，但今天計(jì)算機(jī)最普遍的應(yīng)用涉及處理信息。字處理、頁(yè)面布局、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子數(shù)據(jù)表格和桌面排版應(yīng)用被用于全社會(huì)準(zhǔn)備和傳播信息。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和諸如因特網(wǎng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)增長(zhǎng)的可用性已使我們中的大部分人可以利用巨大的信息資料擋案庫(kù)。的確，由于它已經(jīng)廣泛地在大眾媒體上討論，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已將我們的世界帶入到“信息時(shí)代”。
由這些無(wú)處不在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引入的信息時(shí)代的承諾之一是“無(wú)紙化”社會(huì)的出現(xiàn)。理論上說(shuō)計(jì)算機(jī)可將世界從目前阻礙信息流通和信息管理的紙張泛濫中解放出來(lái)。無(wú)需“硬拷貝”，具有先進(jìn)的信息處理能力的基于計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)想來(lái)將提供從一個(gè)地點(diǎn)到另一個(gè)地點(diǎn)的即時(shí)電子信息交換。的確，許多企業(yè)已經(jīng)采用具有消除或至少顯著減少似乎無(wú)止境的流入和流出辦公室的紙張流的所述目標(biāo)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。減小基于紙張的信息的負(fù)擔(dān)已經(jīng)成為普遍的目標(biāo)。但是，簡(jiǎn)單的事實(shí)是在我們的社會(huì)，今天比以往有更多基于紙張的信息、文件處理勞動(dòng)費(fèi)用、文件存儲(chǔ)額外開(kāi)銷(xiāo)和硬拷貝有關(guān)的依賴性。
事實(shí)上，無(wú)紙化社會(huì)之夢(mèng)在今天的信息工作者疲憊的眼中仍然是微弱的光線。全世界大量大量的紙張繼續(xù)堆在桌面并充滿柜子泛濫于辦公室。在我們社會(huì)中計(jì)算機(jī)數(shù)量的增加甚至于還加劇了迅速增加的紙張流。隨著許多人可利用信息系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)使得越來(lái)越多的人產(chǎn)生不斷增長(zhǎng)的紙張量，某地某人必須閱讀和處理那些紙張以便使用計(jì)算機(jī)。
據(jù)估計(jì)，全球企業(yè)每年產(chǎn)生多于兩萬(wàn)億張文件。另外，雖然計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)用戶迅速激增，據(jù)估計(jì)今天全球使用的信息中不到25％可由計(jì)算機(jī)訪問(wèn)的形式獲得。平均辦公室工作人員花費(fèi)其10％到40％的時(shí)間尋找信息，許多是基于紙張的。并且每1美元用于產(chǎn)生一張紙張文件，每10美元用于處理和存儲(chǔ)那頁(yè)文件。正是推動(dòng)大多數(shù)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的資料工作開(kāi)始慢慢地阻礙某些企業(yè)和機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)率，因?yàn)檫@些企業(yè)不能有效和高效地管理基于紙張的信息。
由于認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題，已經(jīng)嘗試更好地管理和控制每天流入到信息流中的資料工作。這些以前實(shí)現(xiàn)的解決方案中的某些方案基于直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立、存儲(chǔ)和訪問(wèn)電子圖像的概念，而完全繞過(guò)硬拷貝。這一解決方案僅當(dāng)公司和機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的產(chǎn)生和使用的相當(dāng)緊密的控制、因而能在一定情況下有效減少紙張流的時(shí)候有意義。但是特定機(jī)構(gòu)中許多紙張負(fù)擔(dān)直接歸因于由外部資源產(chǎn)生的基于紙張的文件。這意味著大多數(shù)企業(yè)和機(jī)構(gòu)不管其內(nèi)部的系統(tǒng)如何還將接收和處理基于紙張的信息。
其它已知的解決方案包括文件成像系統(tǒng)，它能掃描基于紙張的文件并存儲(chǔ)／檢索產(chǎn)生的電子圖像。盡管許多不同的文件成像系統(tǒng)自八十年代末就已商用化，但沒(méi)有一個(gè)得到普遍接受。盡管眾所周知并一致批評(píng)可以計(jì)量的紙張信息存儲(chǔ)、訪問(wèn)和管理負(fù)擔(dān)，但文件成像系統(tǒng)還沒(méi)有廣泛地被用來(lái)替換的傳統(tǒng)編檔柜。今天，文件成像系統(tǒng)占領(lǐng)不到1％的紙張編檔量。文件柜繼續(xù)填滿、桌面疊放的紙張繼續(xù)增加、并且許多企業(yè)處理和桌面仍然屬于紙張的范圍。國(guó)際數(shù)據(jù)公司(IDC)估計(jì)美國(guó)企業(yè)在1997年將花費(fèi)250到350億美元用于編檔、存儲(chǔ)和檢索紙張。根據(jù)IDC的調(diào)查，當(dāng)計(jì)算整個(gè)紙張管理生存期成本時(shí)，這一數(shù)字將達(dá)到1000億美元。
不管與紙張使用有關(guān)的問(wèn)題和費(fèi)用如何，繼續(xù)優(yōu)選基于紙張的文件管理而不是電子文件成像系統(tǒng)的主要原因源于在工作場(chǎng)所大規(guī)模采用成像技術(shù)的基本障礙。從根本上說(shuō)，缺乏用于推動(dòng)紙張的掃描和檢索處理的有效的、節(jié)省成本的、適用的方法繼續(xù)阻礙大多數(shù)機(jī)構(gòu)企圖采納廣泛適用的文件成像解決方案的努力。缺乏用于圖像捕捉和索引的簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化平臺(tái)仍然是廣泛使用文件成像的主要障礙。
文件輸入(掃描和索引)子系統(tǒng)通常是傳統(tǒng)文件成像解決方案中最昂貴的、勞動(dòng)密集型的、耗時(shí)的和易出錯(cuò)的部分。為了有效起見(jiàn)，紙張到數(shù)字的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)至少必須從事下列行為文件聚集、用于掃描的文件準(zhǔn)備、文件分批、文件掃描、掃描質(zhì)量控制、文件提交高速緩存、文件索引、數(shù)據(jù)庫(kù)刷新和永久圖像存儲(chǔ)。傳統(tǒng)文件成像系統(tǒng)建立處理人員、硬件、軟件和有關(guān)網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)的輸入裝配線以便完成這些任務(wù)。他們需要網(wǎng)絡(luò)高速緩存和處理中的圖像的傳輸、具有大屏幕監(jiān)視器的索引站用以幫助從屏幕擊鍵，以及用于整個(gè)文件輸入處理的人機(jī)控制。所開(kāi)發(fā)的滿足這些要求的昂貴的集成系統(tǒng)通常制定對(duì)作為目標(biāo)的、大量的、結(jié)構(gòu)化的紙張流的嚴(yán)格處理。因?yàn)橛脩艋奈募斎胱酉到y(tǒng)被調(diào)整和建立用于目標(biāo)企業(yè)應(yīng)用，所以，他們不能良好地適應(yīng)其它多樣化的文件成像需要、較小的工作組編檔系統(tǒng)或特定編檔系統(tǒng)。遺憾的是，多樣化的、較小工作組編檔和特定編檔系統(tǒng)代表大多數(shù)紙張編檔。文件輸入裝配線的范例不能與許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)中現(xiàn)有的許多紙張傳送和編檔模式良好相配。
例如大多數(shù)傳統(tǒng)的文件成像系統(tǒng)操作具有專用掃描和索引設(shè)備及人員的集中輸入裝置。在這一情況中，基于紙張的文件傳到成像部，文件成像工作者在此對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分批、組織、準(zhǔn)備、掃描和索引。雖然這一系統(tǒng)對(duì)大量的結(jié)構(gòu)化的紙張流成像有效，它對(duì)于大多數(shù)辦公室中文件的自然流和文件的使用來(lái)說(shuō)是違反直覺(jué)的，因而是不能應(yīng)用的。大多數(shù)辦公室工作人員在其辦公桌上接收基于紙張的文件并要使用它，然后將它進(jìn)行編檔以便必要時(shí)他們或者他們的同事能迅速檢索文件。文件的最初用戶通常是最有資格索引它的人。文件的集中控制和處置將辦公室工作人員從他們的信息源中抽出并且隔離這兩個(gè)實(shí)體。
另外，這些傳統(tǒng)文件成像系統(tǒng)中的許多系統(tǒng)還需要獲得昂貴的新設(shè)備并培訓(xùn)新工作人員簡(jiǎn)單管理和處理所輸入的基于紙張的文件。這種需要增加了許多機(jī)構(gòu)不能克服的采用成本阻礙。另外，目前可獲得的文件成像系統(tǒng)使用了具有專利的軟件來(lái)產(chǎn)生、存儲(chǔ)和使用文件圖像。在具有專利的文件成像系統(tǒng)中，這些系統(tǒng)故意地限制觀眾對(duì)電子圖像的可獲得性，并因此減小了與其它系統(tǒng)和可能需要訪問(wèn)特定文件的外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件交換的可能性。
采用和實(shí)現(xiàn)紙張到數(shù)字圖像的解決方案的挑戰(zhàn)不限于文件圖像捕獲處理的裝置和技術(shù)。傳統(tǒng)文件成像技術(shù)還引入對(duì)用戶桌面和對(duì)企業(yè)操作中整個(gè)文件流的明顯改變。如前說(shuō)述，在大多數(shù)大規(guī)模文件成像環(huán)境中，最終用戶遠(yuǎn)離整個(gè)成像/索引處理并且不控制他們自己的文件流及處置。如要紙張到數(shù)字的文件的解決方案真正有用，最終用戶必須對(duì)處理感到舒服并采用新方法。用戶采用因素是關(guān)鍵，因?yàn)楫?dāng)與處理紙張有關(guān)的負(fù)擔(dān)是根深蒂固的并且通常被接受時(shí)，涉及采用和實(shí)施文件成像系統(tǒng)的變化是影響廣泛的并且很可能是爆炸性的。
通常，紙張到數(shù)字的文件的解決方案的成功實(shí)現(xiàn)和其后成功的用戶采用取決于適當(dāng)?shù)亟鉀Q至少下述基本問(wèn)題·涉及與傳統(tǒng)紙張編檔相對(duì)的圖像輸入處理的費(fèi)用和工作顯著地增加了嗎 如果是，增加的費(fèi)用對(duì)于所產(chǎn)生的圖像實(shí)用性值得嗎？·系統(tǒng)能與傳統(tǒng)的紙張使用混合嗎 并且在信息的壽命周期中能使每一個(gè)介質(zhì)(紙張和圖像)的優(yōu)點(diǎn)和用戶選擇最大嗎？·電子解決方案能改進(jìn)現(xiàn)有的從紙張到達(dá)桌面時(shí)開(kāi)始的紙張信息管理處理嗎 ·用戶能容易地學(xué)習(xí)和適應(yīng)新方法以編檔紙張(數(shù)字地)嗎 ·作為出發(fā)點(diǎn)，新系統(tǒng)將表現(xiàn)出對(duì)現(xiàn)有紙張?zhí)幚砗娃k公自動(dòng)化資源的接近嗎 一旦這些問(wèn)題被成功地解決，可接受的解決方案可被開(kāi)發(fā)和采用?？墒侨绻麤](méi)用更好的系統(tǒng)和方法來(lái)克服目前文件索引、成像、存儲(chǔ)、檢索和處理系統(tǒng)的明顯局限，世界將增加對(duì)繼續(xù)降低生產(chǎn)率的古老解決方案的依賴。
發(fā)明公開(kāi)按照本發(fā)明的最佳實(shí)施例，公開(kāi)一種用于數(shù)字編檔系統(tǒng)的裝置和方法。本文中，數(shù)字編檔是指對(duì)基于紙張的信息從其桌面的接收到索引、掃描、圖像存儲(chǔ)和圖像檢索過(guò)程的有效管理。本發(fā)明的最佳實(shí)施例提供使用結(jié)合許多現(xiàn)有辦公資源的系統(tǒng)對(duì)基于紙張的文件進(jìn)行容易和有效的索引、成像、存儲(chǔ)、檢索和管理，將它們轉(zhuǎn)換成電子文件。所建議的系統(tǒng)和方法執(zhí)行每個(gè)工作者都可采用的數(shù)字編檔的桌面解決方案。在本發(fā)明的一個(gè)實(shí)施例中，個(gè)人使用web瀏覽應(yīng)用程序從標(biāo)準(zhǔn)的臺(tái)式計(jì)算機(jī)上來(lái)完成對(duì)其文件的電子存儲(chǔ)和檢索的控制。本發(fā)明的數(shù)字編檔系統(tǒng)還獨(dú)特地使得用戶在掃描／成像前可以使用專用臺(tái)式標(biāo)簽裝置對(duì)文件進(jìn)行編索引和加標(biāo)簽。
通過(guò)結(jié)合各人在其桌面快速和容易地控制基于紙張的文件的標(biāo)識(shí)、索引和存儲(chǔ)的能力，這些文件的圖像能有效地同化到幾乎任何工作環(huán)境。通過(guò)在掃描前對(duì)基于紙張的文件編索引，在可能的最早時(shí)刻產(chǎn)生文件的詳細(xì)目錄，延伸了紙張和圖像的控制成果的完整性。掃描前編索引在掃描和存儲(chǔ)行為之前預(yù)建圖像存儲(chǔ)文件名。這簡(jiǎn)化了隨后的掃描和存儲(chǔ)處理，減少了系統(tǒng)和操作費(fèi)用，并啟動(dòng)開(kāi)放的圖像編檔系統(tǒng)，以便文件資料擋案庫(kù)可使用非專利的方法傳輸和訪問(wèn)。最后，由于系統(tǒng)排除了對(duì)傳統(tǒng)的有專利權(quán)的軟件的依賴性，因而使用費(fèi)用根本上低于以前的比較方案。
附圖簡(jiǎn)述下文將結(jié)合附圖描述本發(fā)明的最佳實(shí)施例，其中同樣的標(biāo)記是指同樣的單元，并且

圖1是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例用于索引、成像、存儲(chǔ)和檢索文件的數(shù)字編檔裝置的方框圖，圖2是適合用于圖1中裝置的計(jì)算機(jī)的方框圖，圖3是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的桌面文件標(biāo)簽裝置的透視圖，圖3a是按照本發(fā)明另一最佳實(shí)施例的桌面文件標(biāo)簽裝置的透視圖，圖4是由圖3中的文件標(biāo)簽裝置產(chǎn)生的標(biāo)簽，圖5是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的文件命名和加標(biāo)簽準(zhǔn)則的一般說(shuō)明，圖6是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的文件命名和加標(biāo)簽準(zhǔn)則的具體說(shuō)明，圖7是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例用于處理基于紙張的文件的流程圖，圖8是用以利用按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的數(shù)字編檔系統(tǒng)存儲(chǔ)文件的基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的用戶接口的屏幕照片，圖9是用以利用按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的數(shù)字編檔系統(tǒng)檢索文件的基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的用戶接口的屏幕照片，圖10是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的圖像索引和存儲(chǔ)系統(tǒng)的方框圖，和圖11是按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的折疊籃(folding out basket)的透視圖。
實(shí)現(xiàn)本發(fā)明的最佳方式本發(fā)明應(yīng)用各種與因特網(wǎng)、萬(wàn)維網(wǎng)(WWW)、萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器、JAVA和客戶／服務(wù)器事務(wù)處理有關(guān)的概念，對(duì)于那些不熟悉這些概念的人，綜述部分的說(shuō)明將提供理解本發(fā)明所需的附加詳細(xì)說(shuō)明。那些熟悉這些概念的人可以直接從后面的詳細(xì)描述部分開(kāi)始。
1．綜述因特網(wǎng)目前變得非常流行的一種重要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是因特網(wǎng)。由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)不同以往的迅速擴(kuò)大產(chǎn)生的因特網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展到高度發(fā)展的世界范圍的鏈接在一起的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)。因特網(wǎng)的子集WWW是鏈接的萬(wàn)維網(wǎng)“頁(yè)面”(它以圖形方式將信息呈現(xiàn)給計(jì)算機(jī)用戶)的集合。在各個(gè)PC(即工作站)上希望訪問(wèn)萬(wàn)維網(wǎng)的用戶通常使用稱為“萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器”的軟件應(yīng)用程序來(lái)進(jìn)行訪問(wèn)。許多商品化萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器目前可以獲得。這些包括以下的應(yīng)用軟件，諸如IBM公司的WebExplore、Netscape公司的網(wǎng)絡(luò)瀏覽器(Navigator)、微軟公司的Internet Explore、蘋(píng)果公司的CyberDog和任何其它現(xiàn)有的或?qū)?lái)可被開(kāi)發(fā)出來(lái)用于訪問(wèn)或處理萬(wàn)維網(wǎng)上信息的應(yīng)用程序。
萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器經(jīng)由WWW連接到稱為“萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)器”的其它計(jì)算機(jī)，并接收來(lái)自萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)器的信息，該信息被顯示在用戶的工作站上。顯示給用戶的信息通常組織成頁(yè)面，后者使用稱為超文本標(biāo)記語(yǔ)言(HTML)或者諸如XML的其它類似語(yǔ)言等的專門(mén)語(yǔ)言來(lái)構(gòu)造。萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器和萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)器間的信息傳送是在與作為萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)器的客戶的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的客戶／服務(wù)器關(guān)系范圍內(nèi)進(jìn)行的。有大量應(yīng)用于這一范圍的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，它們被本發(fā)明所使用。
JAVA計(jì)算機(jī)編程語(yǔ)言JAVA是一個(gè)非常有名并且流行的面向?qū)ο蟮挠?jì)算機(jī)編程語(yǔ)言的名字，它被用于開(kāi)發(fā)軟件應(yīng)用程序。JAVA的流行部分源于其相對(duì)簡(jiǎn)單以及以下事實(shí)JAVA是以允許不同的計(jì)算機(jī)(即平臺(tái))執(zhí)行相同的JAVA代碼的形式編寫(xiě)的。換句話說(shuō)，JAVA是不依賴于平臺(tái)的。這一特征已經(jīng)使得JAVA的使用隨著因特網(wǎng)增長(zhǎng)的流行而極增，它允許許多不同平臺(tái)的計(jì)算機(jī)彼此通信。稱為“applets”(JAVA的程序)的小型JAVA程序被編寫(xiě)以完成特定的任務(wù)。
2．詳細(xì)描述本發(fā)明的數(shù)字編檔系統(tǒng)和方法提供用于給文件編索引、成像／掃描文件、存儲(chǔ)文件和檢索文件的一個(gè)完整的解決方案。通過(guò)執(zhí)行本發(fā)明，用戶可以在任何企業(yè)環(huán)境中快速和容易地管理基于紙張的文件。數(shù)字編檔處理包含接收基于紙張的文件、在用戶的工作站上給文件編索引、產(chǎn)生文件的圖像文件名、準(zhǔn)備文件的標(biāo)簽、將標(biāo)簽加到文件上、成像／掃描文件、使用預(yù)先產(chǎn)生的圖像文件名和索引信息來(lái)電子存儲(chǔ)文件。這種處理使得能夠用通常的辦公室基礎(chǔ)設(shè)施實(shí)現(xiàn)一般的文件成像，而適應(yīng)各種紙張文件處置的選擇。
現(xiàn)參考圖1，按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的數(shù)字編檔系統(tǒng)100包括計(jì)算機(jī)200、外圍連接201、臺(tái)式標(biāo)簽裝置202、任選的折疊籃203、文件輸入裝置110、圖像存儲(chǔ)裝置130和通信鏈路120。數(shù)字編檔系統(tǒng)100提供用于辦公室工作人員索引、存儲(chǔ)、和管理從其它地方接收的文件的方法。
外圍連接201是任何適合于將計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備連接到計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的裝置。這包括串行和并行通信電纜兩者，諸如工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的小型計(jì)算機(jī)接口(SCSI)連接、RS-232連接、無(wú)線紅外連接等。用于外圍連接201的最佳實(shí)施例是經(jīng)由工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)電纜連接到計(jì)算機(jī)200的輸入端口的直接物理連接?？墒菓?yīng)當(dāng)指出，盡管外圍連接201在圖1中示為直接連接到計(jì)算機(jī)200，也可能直接連接到通信鏈路120，并且在某些情況下可能更佳。
臺(tái)式標(biāo)簽裝置202表示經(jīng)由外圍連接201連接到計(jì)算機(jī)200的標(biāo)簽產(chǎn)生裝置。臺(tái)式標(biāo)簽裝置202是能夠打印標(biāo)簽的專用打印機(jī)，打印的標(biāo)簽包括計(jì)算機(jī)可讀的二維條碼或與相應(yīng)的人可讀信息(即，可見(jiàn)內(nèi)容)一道的其它高密度符號(hào)。由臺(tái)式標(biāo)簽裝置202產(chǎn)生的所述條碼最好與公眾字段工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)PDF 417條碼標(biāo)簽格式或其它高密度符號(hào)一致，并且所述可見(jiàn)內(nèi)容向用戶提供關(guān)于文件的信息。下面還將結(jié)合圖4進(jìn)一步描述有代表性的標(biāo)簽。
折疊籃203是任選附件，它能有效地與系統(tǒng)100一起使用。折疊籃203被提供作為物理桌面存儲(chǔ)單元，用于已經(jīng)由用戶編索引和加標(biāo)簽后的基于紙張的文件。在工作日內(nèi)基于紙張的文件可以在折疊籃中分級(jí)，然后傳送到集中掃描位置，以便按照預(yù)定的時(shí)間間隔或根據(jù)需要進(jìn)行批掃描。
文件輸入裝置110是任何形式的能夠?qū)ξ募M(jìn)行掃描和成像的裝置。對(duì)于基于紙張的文件，平面掃描儀、鼓型掃描儀、數(shù)字復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能復(fù)印機(jī)(“mopiers”)等都是能用于本發(fā)明各個(gè)實(shí)施例的文件輸入裝置110的例子。文件輸入裝置110的目的是要對(duì)基于紙張的文件進(jìn)行掃描／成像并產(chǎn)生基于紙張的文件的數(shù)字圖像以便存儲(chǔ)在圖像存儲(chǔ)裝置130中。另外，電子郵件、傳真等的數(shù)字傳輸也可認(rèn)為是各種形式的文件輸入裝置110。如果文件已經(jīng)是數(shù)字圖像，那么不需要掃描文件，并且圖像可按照?qǐng)D7描述的方法存儲(chǔ)。
圖像存儲(chǔ)裝置130表示大型二級(jí)存儲(chǔ)器，用于存儲(chǔ)由文件輸入裝置110掃描／成像的圖像。諸如硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、可寫(xiě)CD-ROM和DVD驅(qū)動(dòng)器以及光盤(pán)庫(kù)、磁帶和本領(lǐng)域技術(shù)人員所知的其它裝置的各種部件可用來(lái)實(shí)現(xiàn)圖像存儲(chǔ)裝置130。由文件輸入裝置110捕獲的數(shù)字文件圖像可經(jīng)由通信鏈路120發(fā)送到圖像存儲(chǔ)裝置130。圖像存儲(chǔ)裝置130可包含可更換的、可傳送的圖像存儲(chǔ)介質(zhì)，諸如磁光介質(zhì)、DVD盤(pán)或CD-ROM盤(pán)。
通信鏈路120是任何適合的計(jì)算機(jī)通信鏈路或通信裝置，包括硬連線連接、內(nèi)部或外部總線、用于經(jīng)由調(diào)制解調(diào)器或高速T1線路的電話接入的連接、紅外或其它無(wú)線通信、經(jīng)由有線或無(wú)線連接在因特網(wǎng)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)(例如內(nèi)部網(wǎng)(Intranet))上的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信、或計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)部件間的任何其它適合的連接，無(wú)論是目前已知的或是將來(lái)開(kāi)發(fā)的。應(yīng)當(dāng)指出，通信鏈路120部分可以是撥號(hào)電話連接。下面結(jié)合圖2來(lái)描述計(jì)算機(jī)200。
操作中，基于紙張的文件由系統(tǒng)100的用戶接收。該用戶將使用系統(tǒng)100來(lái)索引和命名文件。索引信息在索引時(shí)間自動(dòng)地存儲(chǔ)在圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)的某條記錄中。系統(tǒng)100產(chǎn)生文件號(hào)，該文件號(hào)隨后在基于紙張的文件被掃描或成像并且文件的圖像被產(chǎn)生時(shí)成為圖像文件名。文件號(hào)被用來(lái)有效地將文件圖像鏈接到數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄中，以方便之后的文件圖像檢索。然后，計(jì)算機(jī)200與臺(tái)式標(biāo)簽裝置202進(jìn)行通信，并且臺(tái)式標(biāo)簽裝置202為基于紙張的文件產(chǎn)生標(biāo)簽，該標(biāo)簽詳述文件名和任何用于標(biāo)識(shí)文件的其它描述信息。
在標(biāo)簽已被產(chǎn)生并加到輸入文件的第一頁(yè)面時(shí)，通過(guò)使用文件輸入裝置110將文件輸入到系統(tǒng)100。代替只將標(biāo)簽置于第一頁(yè)面，可在掃描前將條碼標(biāo)簽置于基于紙張的文件的每一頁(yè)。當(dāng)基于紙張的文件隨后被掃描時(shí)，基于紙張的文件的圖像(包括標(biāo)簽)被產(chǎn)生，并且在第一頁(yè)標(biāo)簽的條碼部分被解碼。使用這一解碼的信息，以前產(chǎn)生的文件號(hào)被從該條碼中提取。在掃描／成像后，基于紙張的文件的圖像以缺省存儲(chǔ)單元存儲(chǔ)在圖像資料擋案庫(kù)中，諸如在圖像存儲(chǔ)裝置130中，使用以前產(chǎn)生的文件號(hào)作為圖像的圖像文件名，從而將圖像鏈接到圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
通信鏈路120提供系統(tǒng)100的各個(gè)部件間的通信，并且允許文件圖像從設(shè)備到設(shè)備地傳送。在這種方式中，用戶可以快速而容易地對(duì)基于紙張的文件的電子圖像進(jìn)行訪問(wèn)。通信鏈路120的例子包括局字段網(wǎng)(LAN)、內(nèi)部網(wǎng)或因特網(wǎng)。通信鏈路120邏輯地將系統(tǒng)100的物理部件鏈接在一起而不管它們物理鄰近與否。這是特別重要的，因?yàn)樵诒景l(fā)明的許多最佳實(shí)施例中，預(yù)期計(jì)算機(jī)200、文件輸入裝置110和圖像存儲(chǔ)裝置130將是地理上遙遠(yuǎn)的，并且索引處理、掃描／成像處理和存儲(chǔ)處理將依次發(fā)生，但將是操作上獨(dú)立的。通過(guò)在掃描前對(duì)文件加標(biāo)簽，并且通過(guò)預(yù)建圖像存儲(chǔ)文件名和在標(biāo)簽中包括文件名，這種方法不需要索引、掃描和存儲(chǔ)處理間的任何其它通信和連接。
如前所述，雖然主要涉及輸入基于紙張的文件，但還預(yù)期輸入的電子文件(電子郵件、從因特網(wǎng)下載的文件等)也能通過(guò)使用系統(tǒng)100索引和存儲(chǔ)。在電子文件的情況下，文件的掃描／成像將是不必要的。
現(xiàn)參考圖2，按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的計(jì)算機(jī)200是IBM兼容的個(gè)人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)?？墒潜绢I(lǐng)域的技術(shù)人員將理解本發(fā)明的方法和裝置同樣地適用于任何其它的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不管計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是復(fù)雜的多用戶計(jì)算裝置還是諸如個(gè)人計(jì)算機(jī)或工作站的單用戶裝置。計(jì)算機(jī)200適當(dāng)?shù)匕辽僖粋€(gè)中央處理單元(CPU)或處理器210、主存儲(chǔ)器220、存儲(chǔ)控制器230、輔助存儲(chǔ)器接口240和終端接口250，所有這些裝置都經(jīng)由系統(tǒng)總線260互聯(lián)。應(yīng)該指出，可以對(duì)圖2示出的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)200作出各種修改、添加、或刪除而不脫離本發(fā)明的范圍，諸如添加高速緩沖存儲(chǔ)器或其它外圍設(shè)備。例如，計(jì)算機(jī)200還將包括監(jiān)視器或其它連接到系統(tǒng)總線260的顯示設(shè)備(未示出)。圖2不是詳盡的，僅提供來(lái)簡(jiǎn)單地說(shuō)明計(jì)算機(jī)系統(tǒng)200的某些顯著特征。
處理器210執(zhí)行計(jì)算機(jī)200的計(jì)算和控制功能，并包含適當(dāng)?shù)闹醒胩幚韱卧?CPU)。處理器210可以包含諸如微處理器的單片集成電路，或包含協(xié)同工作以完成處理器功能的任何適當(dāng)數(shù)量的集成電路裝置和／或電路板。處理器210適當(dāng)?shù)貓?zhí)行主存儲(chǔ)器220中面向?qū)ο蟮挠?jì)算機(jī)程序222。
輔助存儲(chǔ)器接口240允許計(jì)算機(jī)200存儲(chǔ)和檢索來(lái)自輔助存儲(chǔ)器裝置、諸如圖像存儲(chǔ)裝置130、磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器(例如硬盤(pán)或軟盤(pán))或光存儲(chǔ)裝置(例如CD-ROM)中的信息。一個(gè)適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)裝置是直接存取存儲(chǔ)器(DASD)270。如圖2所示，DASD 270可以是可從軟盤(pán)280讀取程序和數(shù)據(jù)的軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器。重要的是注意由于本發(fā)明已經(jīng)從全功能計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的角度被描述(并將繼續(xù)被描述)，本領(lǐng)域的技術(shù)人員將理解本發(fā)明的裝置能夠作為程序產(chǎn)品以各種形式分布，并且不管用來(lái)實(shí)際執(zhí)行該分布的信號(hào)攜帶介質(zhì)的具體類型或位置如何本發(fā)明同樣適用。信號(hào)攜帶介質(zhì)的例子包括諸如軟盤(pán)(即盤(pán)280)和CDROM的可寫(xiě)型介質(zhì)和諸如數(shù)字和模擬通信鏈路的傳輸型介質(zhì)，包括無(wú)線通信鏈路。
通過(guò)使用與處理器210分開(kāi)的處理器(未示出)，存儲(chǔ)控制器230負(fù)責(zé)將請(qǐng)求信息從主存儲(chǔ)器220和／或通過(guò)輔助存儲(chǔ)器接口240送到處理器210。而出于解釋目的，存儲(chǔ)控制器230被示為分開(kāi)的實(shí)體，本領(lǐng)域的技術(shù)人員理解實(shí)際上由存儲(chǔ)控制器230提供的各功能部分實(shí)際可歸于與處理器210、主存儲(chǔ)器220、和／或輔助存儲(chǔ)器接口240有關(guān)的電路。
終端接口250允許系統(tǒng)管理者和計(jì)算機(jī)程序員與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)200通信，通常通過(guò)可編程工作站。盡管圖2中描述的計(jì)算機(jī)200只包含單個(gè)主處理器210和單個(gè)系統(tǒng)總線260，但是應(yīng)當(dāng)理解本發(fā)明同樣適用于具有多個(gè)處理器和多個(gè)系統(tǒng)總線的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。同樣地，盡管最佳實(shí)施例的系統(tǒng)總線260是典型的硬連線的多點(diǎn)總線，但是任何在與計(jì)算機(jī)有關(guān)的環(huán)境中支持雙向通信的連接裝置都能使用。
主存貯器220適當(dāng)?shù)匕僮飨到y(tǒng)222、萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225、數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227和圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228。在此使用的術(shù)語(yǔ)“存儲(chǔ)器”是指計(jì)算機(jī)200虛擬存儲(chǔ)器空間中的任何存儲(chǔ)單元。
應(yīng)當(dāng)理解，主存貯器220將不必包含所示的所有裝置的全部部件。例如操作系統(tǒng)222的各部分可被裝載到指令高速緩沖器(未示出)用于處理器210執(zhí)行，而其它文件可以適當(dāng)?shù)卮鎯?chǔ)在磁盤(pán)或光盤(pán)存儲(chǔ)器裝置(未示出))。另外，盡管圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)226被示為歸于與操作系統(tǒng)222相同的存儲(chǔ)單元，但是應(yīng)當(dāng)明白主存貯器220可由多個(gè)不同存儲(chǔ)單元組成。
操作系統(tǒng)222包括用于操作和控制計(jì)算機(jī)200的軟件。操作系統(tǒng)222通常由處理器210執(zhí)行。操作系統(tǒng)222可以是單個(gè)程序，或者，按照另一種方法，可以是協(xié)同執(zhí)行操作系統(tǒng)功能的多個(gè)程序的集合。
萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225可以是任何目前已知的或以后開(kāi)發(fā)出來(lái)的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器軟件應(yīng)用程序。適當(dāng)?shù)娜f(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225的例子包括微軟的Internet Explorer和Netscape公司的Navigator。預(yù)期其它的計(jì)算機(jī)廠商將開(kāi)發(fā)適合于本發(fā)明各個(gè)最佳實(shí)施例使用的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器。
圖像資料檔案庫(kù)226可以是本領(lǐng)域技術(shù)人員已知的任何類型的計(jì)算機(jī)編檔或存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。在本發(fā)明的最佳實(shí)施例中，圖像資料檔案庫(kù)226只是包含一系列圖像的目錄或子目錄，其中每一個(gè)圖像具有象下面結(jié)合圖5和圖6解釋的那樣產(chǎn)生和指定的唯一的文件名。另外，圖像資料檔案庫(kù)226可以是能夠存儲(chǔ)包含圖像的記錄的結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言(SQL)兼容的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。在一個(gè)最佳實(shí)施例中，圖像資料檔案庫(kù)226是在DVD盤(pán)上的圖像目錄，它可以容易地從一個(gè)地理位置到另一個(gè)地理位置傳送。
數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227結(jié)合萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225工作以提供本發(fā)明的各種功能，它包括用戶接口和用以準(zhǔn)備用于隨后掃描／成像和電子編檔的文件的索引工具。數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227還結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)引擎以便提供對(duì)圖像資料檔案庫(kù)226和圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228的記錄管理能力(添加、修改、刪除等)以及各種管理應(yīng)用。
圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228最好是結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言(SQL)兼容的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，它能夠存儲(chǔ)信息，所述信息包括編索引后的文件名，用于存儲(chǔ)在圖像資料檔案庫(kù)226中的圖像。另外，圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228可以在物理上位于除主存貯器220外的某個(gè)位置。例如圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228可以存儲(chǔ)在經(jīng)由輔助存儲(chǔ)器接口(I／F)240連接到計(jì)算機(jī)200的外部硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器(未示出)。
應(yīng)當(dāng)指出，來(lái)自圖像資料檔案庫(kù)226的某一圖像或某些圖像可裝入到主存貯器220和／或高速緩沖存儲(chǔ)器存儲(chǔ)單元(未示出)中，用于由數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227和萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225查看。通常對(duì)萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器來(lái)說(shuō)，以前觀看的圖像可以通過(guò)使用“向后”或“向前”鍵再調(diào)用。由于本發(fā)明與標(biāo)準(zhǔn)的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器一起工作，這種功能將適用于使用數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227查看的圖像。
現(xiàn)參考圖3，圖中示出按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的臺(tái)式標(biāo)簽裝置201。在第一最佳實(shí)施例中，臺(tái)式標(biāo)簽裝置202在無(wú)襯里的標(biāo)簽座(linerless label stock)上產(chǎn)生條碼和可見(jiàn)信息。然后該標(biāo)簽被人工地轉(zhuǎn)移到基于紙張的文件，該文件將使用圖1中的系統(tǒng)100進(jìn)行掃描和存儲(chǔ)。
現(xiàn)參考圖3a，臺(tái)式標(biāo)簽裝置202的另一個(gè)最佳實(shí)施例將標(biāo)簽直接打印和加(象電子訂書(shū)機(jī)一樣)到基于紙張的文件。如圖3a所示，臺(tái)式標(biāo)簽裝置201有一開(kāi)口310，用于接受基于紙張的文件或基于紙張的文件頁(yè)面。用戶可以將所述紙張插入開(kāi)口310，并且臺(tái)式標(biāo)簽裝置202將標(biāo)簽直接加到紙張上。在臺(tái)式標(biāo)簽裝置202的又一個(gè)最佳實(shí)施例中，標(biāo)簽信息(條碼和可見(jiàn)內(nèi)容)被直接打印在基于紙張的文件上而沒(méi)有使用分開(kāi)的標(biāo)簽。下面結(jié)合圖5和圖6討論條碼和可見(jiàn)信息內(nèi)容。
現(xiàn)參考圖4，圖中示出由臺(tái)式標(biāo)簽裝置201產(chǎn)生的樣品標(biāo)簽400。如圖4所示，標(biāo)簽400包含兩個(gè)單獨(dú)的部分可見(jiàn)信息部分410和計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分420?？梢?jiàn)信息部分410以方便的方式提供給系統(tǒng)100的用戶，并提供有關(guān)基于紙張的文件的或有關(guān)基于紙張的文件怎樣被處理的基本信息。計(jì)算機(jī)可讀部分420被用于存儲(chǔ)圖像文件名，它在被掃描的圖像存儲(chǔ)在圖1中的圖像存儲(chǔ)裝置130時(shí)使用。由于包含在這兩個(gè)不同部分的信息可能相同，出于安全考慮，在這兩個(gè)不同部分的信息可以不同。應(yīng)當(dāng)指出，用于對(duì)圖像文件名進(jìn)行編碼的高密度符號(hào)的使用可以包括許多不同類型的符號(hào)。這包括這樣一些符號(hào)以在圖標(biāo)中畫(huà)影線的形式表示數(shù)字信息的符號(hào)，或者能夠以數(shù)字格式表示大量信息任何其它符號(hào)。還應(yīng)指出，條碼或標(biāo)簽的機(jī)器可讀部分可以包括另外的信息。例如關(guān)于文件處置的信息或附加的文件索引數(shù)據(jù)。
現(xiàn)參考圖5說(shuō)明按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的標(biāo)簽500的內(nèi)容的一般描述。如圖5所示，標(biāo)簽500包括在文件被掃描后成為圖像文件名的唯一的文件號(hào)，并且包含下列部分軟件序號(hào)字段510、安全字段520、索引日期字段530、用戶標(biāo)識(shí)字段540和文件計(jì)數(shù)字段550。軟件序號(hào)字段510被用以標(biāo)識(shí)唯一客戶。預(yù)期提供本發(fā)明特征的軟件程序的每一個(gè)拷貝將有與其有關(guān)的唯一序號(hào)。這將提供唯一的代碼來(lái)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)100的每一個(gè)用戶，當(dāng)與其它號(hào)數(shù)連在一起時(shí)將保證每一個(gè)文件號(hào)整體上是唯一的。這是重要的，因?yàn)轭A(yù)期第三方廠商將提供圖像的存儲(chǔ)空間，并且廠商必須有可靠的方法唯一地標(biāo)識(shí)、分離、采取安全措施和存儲(chǔ)來(lái)自多個(gè)客戶的圖像。
安全字段520用以提供各種安全裝置、諸如用戶建立的代碼，以便確保在擁有該文件的公司的控制或安全保護(hù)下建立文件號(hào)。另外，安全字段520可被用戶化及配置以便提供內(nèi)部安全措施，從而限制對(duì)敏感文件圖像的訪問(wèn)。索引日期字段530提供由系統(tǒng)100的用戶給文件編索引的日期。用戶標(biāo)識(shí)字段540用以標(biāo)識(shí)給用于存儲(chǔ)的文件編索引的用戶。用戶的識(shí)別通常由系統(tǒng)借助注冊(cè)標(biāo)識(shí)符來(lái)確定。文件計(jì)數(shù)字段550用于跟蹤在特定日期由用戶編索引的文件數(shù)。
現(xiàn)參考圖6，圖中舉例說(shuō)明具有對(duì)應(yīng)于圖5中字段部分的標(biāo)簽600的特定例子。如圖6所示，軟件序號(hào)字段610包含“TAL123456’。這標(biāo)識(shí)某一特定的客戶并能準(zhǔn)確地找到發(fā)放那個(gè)特定文件號(hào)的許可的數(shù)字編檔應(yīng)用軟件。如圖6所示，安全字段620包含安全碼“4697”，它描述用戶定義的用于訪問(wèn)這一特定文件的安全特征。索引日期字段630包含“97292”，它是表示編索引期間的日期的丘里安日期(即1997年10月19日)。用戶標(biāo)識(shí)字段640包含用戶標(biāo)識(shí)號(hào)“0023”。這表示用戶0023是給該文件編索引的用戶。文件計(jì)數(shù)字段650包含“0021”，它表示這一特定標(biāo)簽是為該用戶在這一天編索引的第21個(gè)文件而產(chǎn)生的。為了建立圖像存儲(chǔ)文件名，把文件名擴(kuò)展部分附加到圖6所示的號(hào)數(shù)。為了容納圖像文件格式和多頁(yè)文件的各個(gè)頁(yè)需要唯一的文件名的約定，還可以把任選的頁(yè)號(hào)字段附加到圖6所示的數(shù)字上。另外，還可加入用于另外目的的其它字段。預(yù)期各個(gè)附加字段將被開(kāi)發(fā)用于特定的處理環(huán)境。
現(xiàn)參考圖7，圖中說(shuō)明按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的用于處理文件的方法700。如圖7所示，該方法在文件到達(dá)用戶桌面時(shí)(步驟710)開(kāi)始。當(dāng)用戶準(zhǔn)備給文件編索引時(shí)，用戶將啟動(dòng)數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227以便給文件編索引(步驟720)。雖然數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227可以是單獨(dú)的軟件包，但是在最佳實(shí)施例中，數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227是基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的程序，當(dāng)被調(diào)用時(shí)，它自動(dòng)地運(yùn)行諸如微軟InternetExplore的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器，并直接與萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器一道工作以便給文件編索引、加標(biāo)簽和檢索文件。數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227還可作為JAVA支程序或萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的插入來(lái)執(zhí)行。
啟動(dòng)數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227后，用戶可以訪問(wèn)用戶接口并指定編檔參數(shù)和被編索引的文件的索引(步驟730)。應(yīng)當(dāng)指出，圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228和／或圖像資料檔案庫(kù)226的物理存儲(chǔ)單元可以是用戶計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上的本地硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、在用戶位置的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)裝置、或物理上和／或地理上不同位置的某些存儲(chǔ)單元。
接下來(lái)，圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228將產(chǎn)生文件號(hào)，按照上面圖5和圖6所說(shuō)明的約定，該文件號(hào)最后成為文件的圖像文件名(步驟740)。然后，數(shù)字編檔應(yīng)用程序227將產(chǎn)生標(biāo)簽400(步驟750)并打印用于該文件的標(biāo)簽400(步驟760)。如較早說(shuō)明的，標(biāo)簽400由臺(tái)式標(biāo)簽裝置202產(chǎn)生并隨后由用戶或臺(tái)式標(biāo)簽裝置202加到文件上。用戶使用這種方法告訴系統(tǒng)100怎樣編檔該文件，并且把編檔指令“標(biāo)記”到該文件上。一旦文件被標(biāo)記或加標(biāo)簽，該文件就變成鏈接到系統(tǒng)100的、并且是智能的、自管理的文件。
在文件被編索引和加標(biāo)簽后，該文件可有選擇地存儲(chǔ)在折疊籃中等待隨后的掃描成像(步驟770)。接下來(lái)，使用掃描子系統(tǒng)對(duì)基于紙張的文件掃描或成像(步驟775)，從而產(chǎn)生該文件的電子圖像。在掃描處理后，標(biāo)簽400的條碼部分420被掃描子系統(tǒng)解碼，并且從條碼420中提取以前產(chǎn)生的文件號(hào)／圖像文件名(步驟780)。通過(guò)使用打印在標(biāo)簽400上的指令，文件圖像被電子存檔在圖像存儲(chǔ)裝置130的特定單元中，將以前產(chǎn)生的文件號(hào)／圖像文件名(步驟785)與諸如tif的附加的文件擴(kuò)展部分結(jié)合以便標(biāo)識(shí)已被存儲(chǔ)的圖像的類型。操作規(guī)則、彩色編碼輸出籃(color-coded out basckets)、可見(jiàn)內(nèi)容或其它用戶確定的方法將在掃描后確定基于紙張的文件的處置(步驟790)(例如以輸出籃形式返回給始發(fā)者、中心編檔、破壞等)。在圖像存儲(chǔ)后，文件圖像可任選地由用戶檢索(步驟795)，用于查看、打印、編輯等。另外，如果基于紙張的文件已被保留，則可以利用文件組織模式，檢索基于紙張的文件。如圖7中虛線箭頭線所示，用戶可以對(duì)其它基于紙張的文件重復(fù)編索引和加標(biāo)簽處理，然后同時(shí)對(duì)已分級(jí)的文件進(jìn)行批掃描。另外，可以對(duì)象所想要的一樣多的文件或文件圖像重復(fù)步驟795。
為檢索文件圖像，用戶將啟動(dòng)結(jié)合萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225的數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227，并且使用用戶接口選擇想要的文件圖像。數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227訪問(wèn)圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228并使用以前產(chǎn)生的用于所需的文件圖像的唯一文件號(hào)找出圖像資料檔案庫(kù)226中的文件圖像。萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225將使用圖像的文件名擴(kuò)展部分來(lái)標(biāo)識(shí)顯示圖像所需的軟件支持。用于圖像顯示、傳真打印、集成等的軟件支持可直接由萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225提供，或者另外由萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225啟動(dòng)其它必要的支撐應(yīng)用軟件程序來(lái)提供。如圖7中箭頭所示的，如果需要的話，這一過(guò)程可被重復(fù)用于用戶接收的每個(gè)文件。
系統(tǒng)設(shè)置允許用戶指定圖像資料檔案庫(kù)226的缺省單元，諸如主系統(tǒng)二級(jí)存儲(chǔ)單元或第三方存儲(chǔ)單元。另外，當(dāng)系統(tǒng)100初次安裝時(shí)，設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、以便與任何標(biāo)準(zhǔn)的圖像文件格式、諸如TIFF或PDF圖像文件格式的圖像一起工作。另外，掃描／成像軟件可以配置成輸出任何標(biāo)準(zhǔn)圖像文件格式，并且使用缺省的掃描方式，諸如TIFF。盡管系統(tǒng)100最初配置有各種缺省值，用戶可以替換這些缺省值并且任選地選擇不同的圖像格式用于掃描／成像文件和／或存儲(chǔ)的文件圖像。系統(tǒng)100將根據(jù)用戶選擇的圖像文件格式或用戶沒(méi)有替代的缺省文件格式自動(dòng)地寫(xiě)適當(dāng)?shù)奈募麛U(kuò)展部分。
應(yīng)當(dāng)指出，在本發(fā)明的方法中有幾處對(duì)傳統(tǒng)文件圖像處理系統(tǒng)的明顯的偏離。按照本發(fā)明的方法，在掃描前，基于紙張的文件被按立即響應(yīng)的方式偏索引，然后用物理的方式、與其索引相聯(lián)系地加標(biāo)簽。標(biāo)簽部分包含由數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227產(chǎn)生的并且歸于圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228的計(jì)算機(jī)或機(jī)器可讀的圖像文件名。圖像文件名被掃描子系統(tǒng)在將文件圖像寫(xiě)入圖像資料檔案庫(kù)226時(shí)用來(lái)命名圖像，從而完成輸入處理。這不需要在掃描后出現(xiàn)編索引時(shí)所需要的大量的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)集成、以及系統(tǒng)和用戶處理。例如對(duì)本發(fā)明最佳實(shí)施例來(lái)說(shuō)，不需要具有大監(jiān)視器的圖像索引終端、網(wǎng)絡(luò)和本地圖像高速緩存以及高速緩存管理、圖像輸入處理分級(jí)、掃描-索引工作調(diào)度、圖像檢索工作、以及刷新-寫(xiě)-確認(rèn)動(dòng)作。
通過(guò)預(yù)定圖像文件名以及將其用作為圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228和包含在文件圖像資料擋案庫(kù)226中的文件圖像間的鏈接，本發(fā)明不需要用于或者刷新具有圖像存儲(chǔ)單元指針的圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)或者建立用于那個(gè)目的的中間查找表的后掃描處理。使用條碼表示最終的圖像文件名并且與有關(guān)文件一道傳送那個(gè)文件名，這不同于常規(guī)的文件條碼策略，后者只使用指向包含另外的有關(guān)索引信息的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的條碼數(shù)據(jù)。這些方法(在掃描前給文件編索引的獨(dú)特策略部分)使得執(zhí)行一般的文件成像解決方案、即“數(shù)字編檔”成為可能。
另外，單一成像解決方案的傳統(tǒng)逐步處理已被分解和分開(kāi)成能以許多不同方式獨(dú)立完成的部分。編索引、掃描和存儲(chǔ)文件的操作可以物理地、暫時(shí)地、和／或邏輯地被分開(kāi)或分離。這允許最優(yōu)化的操作部分被組合并被執(zhí)行以便最好地滿足系統(tǒng)用戶的需要。這種處理還使用戶可以在文件接收點(diǎn)(即用戶桌面)開(kāi)始控制。從文件的最初接收到文件的最終處置以及基于紙張的文件到數(shù)字圖像的變換，用戶保持對(duì)文件的控制。最后，這種被劃分的數(shù)字編檔處理還提供某種方式，用于將一些處理部分交給(outsourced)邏輯上與索引處理沒(méi)有連接的第三方服務(wù)提供商。
例如，被編索引和加標(biāo)簽的文件能在第三方服務(wù)提供商位置被掃描，其中掃描子系統(tǒng)將知道怎樣命名基于文件標(biāo)簽的圖像文件。由于這些第三方廠商不是專用系統(tǒng)部分，文件輸入裝置將不被邏輯地連接到給文件編索引的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)?；诩垙埖奈募臄?shù)字圖像可寫(xiě)到可更換的、可傳送的圖像存儲(chǔ)介質(zhì)(CD-ROM、DVD等)，用于返回給源系統(tǒng)，其中現(xiàn)有的圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)將知道如何基于所述文件名訪問(wèn)圖像。和／或，圖像可以物理地存儲(chǔ)在第三方服務(wù)提供商的設(shè)備，諸如因特網(wǎng)服務(wù)提供商，因?yàn)閳D像檢索請(qǐng)求是基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的、使用因特網(wǎng)協(xié)定、標(biāo)準(zhǔn)的客戶-服務(wù)器處理、并參考標(biāo)識(shí)文件擁有者和與指定單元的圖像文件名一致的文件號(hào)。再一次，圖像存儲(chǔ)裝置130在圖像掃描或圖像存儲(chǔ)時(shí)通常沒(méi)有邏輯地連接到計(jì)算機(jī)200，只在圖像檢索時(shí)連接。這直接與傳統(tǒng)單一的文件成像系統(tǒng)或過(guò)去混合外部資源的服務(wù)相反并且是可能的，因?yàn)樵谖募呙枨跋到y(tǒng)100的用戶給文件編索引并且系統(tǒng)為每個(gè)文件產(chǎn)生存儲(chǔ)文件名。
數(shù)字編檔應(yīng)用程序227可作為單用戶產(chǎn)品并以網(wǎng)絡(luò)識(shí)別版本來(lái)提供。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)版，圖像資料擋案庫(kù)226和圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228歸于連接到任何網(wǎng)絡(luò)(內(nèi)部網(wǎng)或因特網(wǎng))的服務(wù)器。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從網(wǎng)絡(luò)下載數(shù)字編檔應(yīng)用程序227，并且經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)交互傳送圖像、文件號(hào)和圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)記錄。
另外，通過(guò)以萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器插座或JAVA子程序的形式提供用于數(shù)字編檔系統(tǒng)的用戶接口，萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的標(biāo)準(zhǔn)、可獲得性、功能性和特征可被支持并被極有益地利用。被用來(lái)提供成像文件的屏幕直觀表示?？墒褂帽绢I(lǐng)域技術(shù)人員已知的或隨后在工業(yè)界采用的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)圖像格式來(lái)存儲(chǔ)成像的文件。由于大多數(shù)標(biāo)準(zhǔn)萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器已能讀取和顯示這些不同的圖像格式，或自動(dòng)地啟動(dòng)其它資源(即第三方文件瀏覽程序萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器插座)以顯示這些標(biāo)準(zhǔn)的圖像格式，所以不需要開(kāi)發(fā)或提供專利的圖像顯示、打印、傳真、電子郵件等的裝置。
通過(guò)建立開(kāi)放的圖像文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，其中圖像索引由標(biāo)準(zhǔn)SQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理和維護(hù)，需要時(shí)，圖像容易輸入到更復(fù)雜的存儲(chǔ)系統(tǒng)或從其中輸出。由于數(shù)字圖像以非專利的格式存儲(chǔ)并且可以經(jīng)由標(biāo)準(zhǔn)的軟件包訪問(wèn)，所以數(shù)字圖像容易從一個(gè)硬件／軟件平臺(tái)傳送到另一個(gè)硬件／軟件平臺(tái)。這一特征允許用戶和第三方應(yīng)用系統(tǒng)(文件管理系統(tǒng)、工作流系統(tǒng))容易訪問(wèn)或改變圖像資料檔案庫(kù)存儲(chǔ)設(shè)施或當(dāng)用戶的需要改變時(shí)簡(jiǎn)單地將文件圖像從一個(gè)系統(tǒng)移到另一個(gè)系統(tǒng)。
另外，通過(guò)將索引操作與存儲(chǔ)操作分開(kāi)以及通過(guò)將掃描操作與索引和存儲(chǔ)操作分開(kāi)，可以實(shí)現(xiàn)顯著的優(yōu)點(diǎn)。具體地說(shuō)，預(yù)期商業(yè)上的第三方服務(wù)提供商，諸如在全國(guó)各地提供服務(wù)中心的Kinkos和AlphaGraphics，將進(jìn)入文件掃描市場(chǎng)。用戶可以批次地給文件編索引和將標(biāo)簽400加到文件上，然后將該批編索引的文件傳送給第三方掃描服務(wù)提供商。該服務(wù)提供商掃描先前編索引的文件并將文件的數(shù)字圖像存儲(chǔ)在可寫(xiě)的、可傳送的介質(zhì)(即CD-ROM、DVD等)。第三方掃描服務(wù)提供商的軟件是數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227的延伸，并因而能夠根據(jù)存儲(chǔ)在每個(gè)文件的條碼部分420中的名字來(lái)命名數(shù)字圖像。當(dāng)可傳送的介質(zhì)被重新引到系統(tǒng)100某一用戶的位置時(shí)，利用現(xiàn)在是圖像文件名的文件號(hào)，圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228可以找到掃描的圖像。作為可傳送介質(zhì)的另一種選擇，圖像可通過(guò)任何已知的通信線路從掃描服務(wù)提供商傳回給用戶點(diǎn)。這種外部資源掃描的方法使用戶可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字編檔而沒(méi)有承擔(dān)采購(gòu)專用掃描系統(tǒng)的費(fèi)用。第三方掃描也可以用于現(xiàn)有文件的大批后援文件轉(zhuǎn)換。
最后，第三方文件圖像存儲(chǔ)提供商可以為用戶的文件圖像分配存儲(chǔ)空間而不必操心編索引和掃描的細(xì)節(jié)。傳真機(jī)或?yàn)檫@一特定目的而修改的類似機(jī)器可被用來(lái)掃描和發(fā)送圖像給第三方圖像存儲(chǔ)提供商。圖像可在標(biāo)準(zhǔn)撥號(hào)線路(象目前的傳真?zhèn)鬏?、專用通信線路、或因特網(wǎng)上發(fā)送。用戶將能夠?yàn)槠湮募D像租用存儲(chǔ)空間，并將不必對(duì)獲取大量數(shù)字化圖像所必需的物理設(shè)施和計(jì)算機(jī)設(shè)備投入寶貴的資源。利用萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器225和數(shù)字編檔應(yīng)用程序227，用戶可以到達(dá)所需的存儲(chǔ)單元并訪問(wèn)存儲(chǔ)的圖像文件，無(wú)論它們物理上存儲(chǔ)在哪里。這允許企業(yè)快速和普及采用數(shù)字編檔解決方案而沒(méi)有圖像存儲(chǔ)系統(tǒng)的傳統(tǒng)費(fèi)用。它還在效能價(jià)格合算、安全的基礎(chǔ)上廣泛地建立可訪問(wèn)的圖像資料檔案庫(kù)。
現(xiàn)參考圖8，結(jié)合萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器屏幕800說(shuō)明按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的用于給基于紙張的文件編索引的用戶接口。如圖8所示，給基于紙張的文件820編索引、將其存儲(chǔ)和成像，以便用于系統(tǒng)100。用戶可以使用基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口，指定圖像資料檔案庫(kù)226中所需文件的存儲(chǔ)類別(柜)和子類別(文件夾)。然后用戶使用用于被選柜和文件夾中的文件的一系列預(yù)定的索引標(biāo)簽字段860，添加任何其它所需的索引信息。
用于邏輯存儲(chǔ)文件的索引結(jié)構(gòu)在萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器屏幕800上由電子編檔柜顯示830、電子文件夾顯示840、和文件標(biāo)簽顯示850表示，它可以依次顯示被選索引標(biāo)簽字段860中的每一個(gè)。在文件820的情況下，電子編檔顯示830示出用戶已選擇“發(fā)貨單”電子編檔柜作為文件820的電子圖像所需的單元。同樣地，用戶已選擇電子文件夾“PriceCosto”作為所需的存儲(chǔ)器文件夾。文件標(biāo)簽顯示850包含文件“10023”的名字。快速輸入技術(shù)被程序地執(zhí)行以加速索引處理。本發(fā)明的最佳實(shí)施例將提供語(yǔ)音識(shí)別特征用于數(shù)據(jù)選擇和輸入，從而使用戶可以快速和容易給文件編索引。應(yīng)當(dāng)指出，示于圖8的可視顯示使得用戶選擇用于存儲(chǔ)文件820的圖像的邏輯單元，但數(shù)字編檔應(yīng)用軟件227將控制文件820的數(shù)字圖像的物理存儲(chǔ)單元。
一旦用戶輸入所需的索引值，用戶點(diǎn)擊標(biāo)簽鍵870。這種用戶操作通過(guò)產(chǎn)生文件820的記錄而刷新圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228。然后系統(tǒng)100使用上面結(jié)合圖5和圖6描述的文件命名規(guī)則在新產(chǎn)生記錄的字段中分配唯一的文件號(hào)給文件820。唯一的文件號(hào)(和任何其它被選擇的數(shù)據(jù))被發(fā)送到用戶工作站用于臺(tái)式標(biāo)簽裝置202的打印。如前面說(shuō)明的，標(biāo)簽400(未示出)用以標(biāo)識(shí)文件820和其被分配的存儲(chǔ)文件名。因此當(dāng)文件820之后被掃描時(shí)，系統(tǒng)100將使用以前產(chǎn)生的文件號(hào)作為文件名來(lái)存儲(chǔ)該圖像并標(biāo)記該圖像用以檢索。
現(xiàn)參考圖9，舉例說(shuō)明按照本發(fā)明最佳實(shí)施例用于檢索以前編索引和成像的文件的用戶接口。使用與圖8所示相同的基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口，用戶已經(jīng)回到與文件820被編索引和命名時(shí)相同的電子編檔柜和電子文件夾。如圖9所示，基于紙張文件820的電子圖像920現(xiàn)被顯示給在萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器窗口900中的用戶。另外，存儲(chǔ)在相同的電子柜和文件夾中的其它電子文件在滾動(dòng)清單910中被列出。通過(guò)從滾動(dòng)清單910選擇所需的電子文件(即用鼠標(biāo)點(diǎn)擊等)可以檢索和顯示其它電子文件。通過(guò)使用萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器本身的能力和特征，被檢索的文件圖像可被打印、傳真、發(fā)電子郵件等。
應(yīng)當(dāng)指出，雖然圖8和圖9在微軟的Internet Explore的范圍中來(lái)說(shuō)明本發(fā)明，隨便什么萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器都可配置成支持本發(fā)明。微軟的Internet Explore僅用于解釋本發(fā)明各個(gè)細(xì)節(jié)的目的而示出。
現(xiàn)參考圖10，舉例說(shuō)明按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的索引和存儲(chǔ)系統(tǒng)1000。如圖10所示，圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)228包含一系列記錄1010。每條記錄1010包含唯一的文件號(hào)，該文件號(hào)是在用戶使用上面結(jié)合圖5和圖6解釋的命名規(guī)則給包含在圖像資料檔案庫(kù)226中的基于紙張的文件編索引時(shí)由系統(tǒng)100產(chǎn)生的。每一條記錄1010的唯一文件號(hào)存儲(chǔ)在字段1011中，并且在這一例子中作為指向存儲(chǔ)在圖像資料檔案庫(kù)226中特定圖像1020的指針。如圖1O所示，存儲(chǔ)在每一條記錄1010字段1011中的名字幾乎相同于存儲(chǔ)在圖像資料檔案庫(kù)226中對(duì)應(yīng)圖像的文件名。在最佳實(shí)施例中，文件號(hào)和對(duì)應(yīng)的圖像文件名之間的唯一不同是圖像資料檔案庫(kù)226中圖像的附加文件名擴(kuò)展部分(．tif)，它表示標(biāo)記的文件是TIFF文件。如圖10所示，記錄1010也可以包含附加的字段用以存儲(chǔ)與基于紙張的文件的圖像有關(guān)的其它信息。這些其它字段可以包括文件索引的日期和時(shí)間、表示基于紙張的文件是否已經(jīng)被掃描或成像的掃描標(biāo)記、文件索引信息、用戶定義的注解等。
現(xiàn)參考圖1l，按照本發(fā)明最佳實(shí)施例的折疊籃1100包括主部分1105、三個(gè)可折邊1110、雙邊鉤環(huán)附件部分1115、可折蓋1120、雙邊鉤環(huán)片1130和任選的套盒或貯槽1140、1145、和1150。在最佳實(shí)施例中，折疊籃1100將放在計(jì)算機(jī)200附近，便于由用戶接收的基于紙張的文件的合適的分級(jí)。
折疊籃1100由諸如卡片材料或薄而有柔性的塑料的輕型耐用材料構(gòu)成?？烧圻?110和可折蓋1120連接到折疊籃的主部分1105，以便每一個(gè)邊1110和蓋1120作為可折的、可改變位置的活頁(yè)。在最佳實(shí)施例中，蓋1120將足夠的大以便完全蓋住主部分1105，并且邊1110將足夠的大以便至少部分地蓋住主部分1105。
片1130是平的兩側(cè)面片，它在兩個(gè)平面具有諸如Velcro的鉤環(huán)材料。片1130用來(lái)把折蓋1130固定在兩個(gè)折疊位置之一，或者在折疊籃1100下以便當(dāng)基于紙張的文件放在折疊籃中時(shí)不礙事，或者按照另一種方法置于折疊籃中文件的頂部，從而將文件固定在適當(dāng)位置。附加部分1115與片1130合作用以固定可折蓋1120在兩個(gè)位置之一，或者在折疊籃1100的頂部或者在折疊籃1100的下面。
為使用折疊籃1100，用戶把可折蓋1120旋轉(zhuǎn)到折疊籃1100主部分1105下面并利用附加部分1115和片1130來(lái)將它固定在適當(dāng)位置。用戶然后在處理輸入基于紙張的文件過(guò)程中簡(jiǎn)單地將被編索引和加標(biāo)簽的文件疊放在折疊籃1100的主部分1105。當(dāng)用戶準(zhǔn)備掃描和成像文件時(shí)，可折邊1110被折向折疊籃1100的主部分1105，至少部分地蓋住疊放在折疊籃1100中的紙張。然后，可折蓋1120被旋轉(zhuǎn)并折到折疊籃1100中文件的頂部并利用片1130固定到附件部分1115上，以便蓋住并固定疊放在折疊籃1100中的文件。一旦可折邊1110和可折蓋1120被折在文件上，折疊籃1100可以被傳送到掃描／成像位置用以輸入到系統(tǒng)100。折疊籃1100的精確尺寸將根據(jù)被分級(jí)和存儲(chǔ)在折疊籃1100中紙張的尺寸和數(shù)量來(lái)確定。
任選的套盒或貯槽1140、1145和1150用來(lái)包含用戶標(biāo)識(shí)和任何類型的特定指令(用戶期望包括的用于處理基于紙張的文件的任何類型的特定指令，諸如唯一處理指示或路由信息)。另外，用以設(shè)置掃描機(jī)每一特定掃描工作的預(yù)打印的“特別處理”封頁(yè)可被包括在外部套盒或貯槽1140或內(nèi)部貯槽1145中。
如上面說(shuō)明的，本發(fā)明提供用于數(shù)字編檔系統(tǒng)的裝置和方法。本發(fā)明的最佳實(shí)施例使用結(jié)合許多現(xiàn)有辦公室資源的系統(tǒng)提供容易而有效的索引、成像、存儲(chǔ)、檢索和管理基于紙張的文件，將它們轉(zhuǎn)換成電子文件。所建議的系統(tǒng)和方法執(zhí)行每一個(gè)工作人員都可利用的用于數(shù)字編檔的桌面解決方案。在本發(fā)明的一個(gè)最佳實(shí)施例中，各人利用標(biāo)準(zhǔn)的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器應(yīng)用軟件從標(biāo)準(zhǔn)的臺(tái)式計(jì)算機(jī)上完整地控制其文件的電子存儲(chǔ)和檢索。本發(fā)明的數(shù)字編檔系統(tǒng)還獨(dú)特地使用戶可以在掃描／成像之前使用專用的臺(tái)式標(biāo)簽裝置對(duì)文件進(jìn)行編索引和加標(biāo)簽。
雖然已經(jīng)參考其最佳實(shí)施例具體顯示和描述了本發(fā)明，但是，本領(lǐng)域的技術(shù)人員可以理解其中可以作出形式和細(xì)節(jié)的各種改變而不超出本發(fā)明的精神和范圍。
權(quán)利要求
1．一種裝置，它包括至少一個(gè)處理器，連接到所述至少一個(gè)處理器的存儲(chǔ)器，和駐留在所述存儲(chǔ)器中并由所述至少一個(gè)處理器執(zhí)行的數(shù)字編檔應(yīng)用程序，所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序?yàn)榛诩垙埖奈募a(chǎn)生唯一的文件號(hào)并使用所述唯一的文件號(hào)將隨后產(chǎn)生的某個(gè)所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像鏈接到圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中的某條記錄。
2．權(quán)利要求1的裝置，其特征在于還包括連接到所述至少一個(gè)處理器的通信鏈路。
3．權(quán)利要求2的裝置，其特征在于所述通信鏈路包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。
4．權(quán)利要求3的裝置，其特征在于所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序經(jīng)由所述通信鏈路將所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像傳送到圖像存儲(chǔ)裝置。
5．一種裝置，它包括至少一個(gè)處理器，連接到所述至少一個(gè)處理器的存儲(chǔ)器，駐留在所述存儲(chǔ)器中的圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)，所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)包括許多條記錄，駐留在圖像存儲(chǔ)裝置中的圖像資料檔案庫(kù)，駐留在所述存儲(chǔ)器中并由所述至少一個(gè)處理器執(zhí)行的的數(shù)字編檔應(yīng)用程序，所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序產(chǎn)生唯一的文件號(hào)并把所述唯一的文件號(hào)存儲(chǔ)在所述許多條記錄中的一條中，承載所述唯一文件號(hào)的附加到文件上的標(biāo)簽，和其中利用所述許多條記錄中的一條記錄中的所述唯一文件號(hào)作為所述圖像的文件名把所述文件的圖像存儲(chǔ)在所述圖像資料檔案庫(kù)中。
6．權(quán)利要求5的裝置，其特征在于所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序包括基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的用戶接口。
7．權(quán)利要求5的裝置，其特征在于所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從所述圖像資料檔案庫(kù)傳送所述文件的圖像。
8．權(quán)利要求6的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是因特網(wǎng)。
9．權(quán)利要求6的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是內(nèi)部網(wǎng)。
10．權(quán)利要求5的裝置其特征在于還包括折疊籃。
11．權(quán)利要求10的裝置，其特征在于所述折疊籃包括主部分，連接到所述主部分的多個(gè)可復(fù)原的邊部分，連接到所述主部分的可復(fù)原的蓋，連接到所述可復(fù)原的蓋上的、平的、兩邊鉤環(huán)蓋住的片部分，和附加到所述多個(gè)可復(fù)原的邊部分中至少一個(gè)邊部分的合作鉤環(huán)附件部分。
12．權(quán)利要求10的裝置，其特征在于所述折疊籃還包括附加到所述可復(fù)原的蓋的至少一個(gè)套盒。
13．權(quán)利要求10的折疊籃，其特征在于所述多個(gè)可復(fù)原的邊部分和所述可復(fù)原的蓋包括柔韌的塑料材料。
14．權(quán)利要求5的裝置，其特征在于所述標(biāo)簽包括可見(jiàn)信息部分，和計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分。
15．權(quán)利要求14的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分包括軟件序號(hào)字段，安全字段，日期字段，用戶標(biāo)識(shí)字段，和文件計(jì)數(shù)字段。
16．一種用于數(shù)字編檔的裝置，所述裝置包括至少一個(gè)處理器，連接到所述至少一個(gè)處理器的存儲(chǔ)器，駐留在所述存儲(chǔ)器中的圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)，所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)包括許多條記錄，連接到所述至少一個(gè)處理器的通信鏈路，連接到所述通信鏈路的圖像存儲(chǔ)裝置，存儲(chǔ)在所述圖像存儲(chǔ)裝置中的圖像資料檔案庫(kù)，駐留在所述存儲(chǔ)器中并由所述至少一個(gè)處理器執(zhí)行的的數(shù)字編檔應(yīng)用程序，其中所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序產(chǎn)生唯一的文件號(hào)用于基于紙張的文件并把所述唯一的文件號(hào)存儲(chǔ)在所述許多條記錄中的一條中，連接到所述至少一個(gè)處理器的臺(tái)式標(biāo)簽裝置，承載所述唯一文件號(hào)并由所述臺(tái)式標(biāo)簽裝置打印的標(biāo)簽，和文件輸入裝置，它在所述唯一文件號(hào)被產(chǎn)生后產(chǎn)生所述基于紙張的文件的圖像，其中利用所述許多條記錄中的一條記錄中的所述唯一文件號(hào)作為所述圖像文件名把所述圖像存儲(chǔ)在所述圖像資料檔案庫(kù)中。
17．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述數(shù)字編檔應(yīng)用程序包括基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的應(yīng)用程序。
18．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述文件輸入裝置是多功能復(fù)印機(jī)。
19．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述文件輸入裝置是傳真機(jī)。
20．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述文件輸入裝置是掃描儀。
21．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述通信鏈路是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，以及所述圖像經(jīng)由所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從所述文件輸入裝置傳送到所述圖像資料檔案庫(kù)。
22．權(quán)利要求21的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是因特網(wǎng)。
23．權(quán)利要求21的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是內(nèi)部網(wǎng)。
24．權(quán)利要求16的裝置，其特征在于所述標(biāo)簽包括可見(jiàn)信息部分，和計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分。
25．權(quán)利要求24的裝置，其特征在于所述計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分包括軟件序號(hào)字段，安全字段，日期字段，用戶標(biāo)識(shí)字段，和文件計(jì)數(shù)字段。
26．一種方法，它包括如下步驟將承載機(jī)器可讀的文件號(hào)的標(biāo)簽附加到基于紙張的文件上，隨后掃描所述基于紙張的文件并產(chǎn)生所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像，和利用包括所述文件號(hào)的文件名把所述數(shù)字圖像存入所述圖像資料擋案庫(kù)中。
27．權(quán)利要求26的方法，其特征在于所述將標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件的步驟包括使用臺(tái)式標(biāo)簽裝置將所述標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件的步驟。
28．權(quán)利要求26的方法，其特征在于還包括使用所述數(shù)字圖像的文件名從所述圖像資料檔案庫(kù)檢索所述數(shù)字圖像的步驟。
29．權(quán)利要求26的方法，其特征在于還包括使用臺(tái)式標(biāo)簽裝置產(chǎn)生承載所述機(jī)器可讀的文件號(hào)的所述標(biāo)簽的步驟。
30．一種用于基于紙張的文件的數(shù)字編檔的計(jì)算機(jī)執(zhí)行的方法，所述方法包括如下步驟接收基于紙張的文件，建立關(guān)于所述基于紙張的文件的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄，建立關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一的文件號(hào)，把關(guān)于所述基于紙張的文件的所述唯一的文件號(hào)存儲(chǔ)在所述數(shù)據(jù)庫(kù)記錄中，將標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上，所述標(biāo)簽包括所述唯一的文件號(hào)，掃描所述基于紙張的文件以便建立所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像，從所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像提取所述唯一的文件號(hào)，和利用包括所述唯一的文件號(hào)的文件名把所述基于紙張的所述數(shù)字圖像存入圖像資料擋案庫(kù)中。
31．權(quán)利要求30的方法，其特征在于還包括利用所述文件名對(duì)所述基于紙張的文件的圖像進(jìn)行檢索的步驟。
32．權(quán)利要求30的方法，其特征在于還包括使用臺(tái)式標(biāo)簽裝置產(chǎn)生用于所述基于紙張的文件的標(biāo)簽的步驟。
33．權(quán)利要求30的方法，其特征在于把所述基于紙張的文件的所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中的步驟包括經(jīng)由撥號(hào)電話線路將所述基于紙張的文件的所述圖像傳送到所述圖像資料檔案庫(kù)的步驟。
34．權(quán)利要求30的方法，其特征在于把所述基于紙張的文件的所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中的步驟包括經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將所述基于紙張的文件的所述圖像傳送到所述圖像資料檔案庫(kù)的步驟。
35．權(quán)利要求34的方法，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是因特網(wǎng)。
36．權(quán)利要求34的方法，其特征在于所述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是內(nèi)部網(wǎng)。
37．一種方法，它包括如下步驟接收基于紙張的文件，在圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中建立關(guān)于所述基于紙張的文件的一條記錄，所述記錄至少具有一個(gè)字段，建立關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一的文件號(hào)，把關(guān)于所述基于紙張的文件的所述唯一的文件號(hào)存入所述至少一個(gè)字段中，將標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上，所述標(biāo)簽承載包括所述唯一文件號(hào)的條碼標(biāo)記，掃描所述基于紙張的文件并建立所述基于紙張的文件的圖像，和利用所述唯一文件號(hào)把所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中，以便將所述圖像鏈接到所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄。
38．權(quán)利要求37的方法，其特征在于還包括利用基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口從所述圖像資料檔案庫(kù)檢索所述圖像的步驟。
39．權(quán)利要求37的方法，其特征在于把所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中的步驟包括經(jīng)由因特網(wǎng)將所述圖像傳送到所述圖像資料檔案庫(kù)的步驟。
40．權(quán)利要求37的方法，其特征在于把所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中的步驟包括將所述圖像傳送到CD-ROM盤(pán)的步驟。
41．權(quán)利要求37的方法，其特征在于把所述圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中的步驟包括將所述圖像傳送到DVD盤(pán)的步驟。
42．一種用于索引、排序、和檢索基于紙張的文件的數(shù)字圖像的方法，所述方法包括如下步驟接收所述基于紙張的文件，裝入基于萬(wàn)維網(wǎng)的、用于給所述基于紙張的文件編索引的接口，在圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中建立關(guān)于所述基于紙張的文件的一條記錄，所述記錄具有至少一個(gè)字段，建立關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一的文件號(hào)，把關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一的文件號(hào)存入所述至少一個(gè)字段中，使用臺(tái)式標(biāo)簽裝置建立標(biāo)簽，所述標(biāo)簽承載包括所述唯一的文件號(hào)的條碼標(biāo)記，將所述標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上，掃描所述基于紙張的文件和附加到該文件上的標(biāo)簽，從而建立所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像，從所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像中檢索所述唯一的文件號(hào)，經(jīng)由因特網(wǎng)將所述數(shù)字圖像傳送到所述圖像資料檔案庫(kù)，利用所述唯一文件號(hào)和作為所述數(shù)字圖像文件名的附加擴(kuò)展部分把所述數(shù)字圖像存入所述圖像資料檔案庫(kù)中。
43．一種程序產(chǎn)品，它包括數(shù)字編檔應(yīng)用軟件，后者產(chǎn)生關(guān)于基于紙張的文件的唯一文件號(hào)并且使用所述唯一的文件號(hào)將表示所述基于紙張的文件的隨后產(chǎn)生的圖像鏈接到數(shù)據(jù)庫(kù)，和承載所述數(shù)字編檔應(yīng)用軟件的信號(hào)承載介質(zhì)。
44．權(quán)利要求43的程序產(chǎn)品，其中所述數(shù)字編檔應(yīng)用軟件作為基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器應(yīng)用軟件來(lái)執(zhí)行。
45．權(quán)利要求43的程序產(chǎn)品，其中所述信號(hào)承載介質(zhì)包括可寫(xiě)介質(zhì)。
46．權(quán)利要求43的程序產(chǎn)品，其中所述信號(hào)承載介質(zhì)包括傳輸介質(zhì)。
47．一種折疊籃，它包括主部分，連接到所述主部分的多個(gè)可復(fù)原的邊部分，連接到所述主部分的可復(fù)原的蓋，連接到所述可復(fù)原的蓋上的、平的、兩邊鉤環(huán)蓋住的片部分，和附加到所述多個(gè)可復(fù)原的邊部分中至少一個(gè)邊部分的合作鉤環(huán)附件部分。
48．權(quán)利要求47的折疊籃，其特征在于還包括附加到所述可復(fù)原的蓋的至少一個(gè)套盒。
49．權(quán)利要求47的折疊籃，其特征在于所述多個(gè)可復(fù)原的邊部分和所述可復(fù)原的蓋包括柔韌的塑料材料。
50．一種包括唯一的文件標(biāo)識(shí)號(hào)的標(biāo)簽，所述標(biāo)簽加到基于紙張的文件上，以便將隨后建立的所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像鏈接到以前在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立的記錄。
51．權(quán)利要求50的標(biāo)簽，其特征在于所述唯一的文件標(biāo)識(shí)號(hào)包括軟件序號(hào)字段，安全字段，日期字段，用戶標(biāo)識(shí)字段，和文件計(jì)數(shù)字段。
52．權(quán)利要求50的標(biāo)簽，其特征在于所述計(jì)算機(jī)可讀的條碼部分包括PDF 417符號(hào)。
53．一種方法，它包括如下步驟在第一地理位置建立關(guān)于基于紙張的文件的機(jī)器可讀的標(biāo)簽，所述標(biāo)簽包括文件號(hào)，該文件號(hào)隨后將被用作為所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像的文件名；將所述標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上；將所述基于紙張的文件傳送到第二地理位置；掃描所述基于紙張的文件包括所述標(biāo)簽，以便建立包括所述標(biāo)簽的圖像的文件圖像，和利用所述標(biāo)簽上的所述文件號(hào)作為所述文件圖像的文件名，把所述文件圖像存入圖像資料檔案庫(kù)中，所述圖像資料檔案庫(kù)在第三地理位置。
54．權(quán)利要求53的方法，其特征在于所述建立關(guān)于基于紙張的文件的標(biāo)簽的步驟包括使用臺(tái)式標(biāo)簽裝置建立所述標(biāo)簽的步驟。
55．權(quán)利要求53的方法，其特征在于所述第一、第二和第三地理位置相隔1英里以上的距離。
56．一種方法，它包括如下步驟使用臺(tái)式計(jì)算機(jī)給基于紙張的文件編索引，從而建立關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一文件號(hào)，把所述唯一的文件號(hào)存入圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中，將包括所述唯一的文件號(hào)的標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上，將所述基于紙張的文件傳送到邏輯上與所述臺(tái)式計(jì)算機(jī)分離的文件輸入裝置，建立所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像，從所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像中檢索所述唯一的文件號(hào)，將所述文件號(hào)結(jié)合到所述數(shù)字圖像的文件名中以便將所述數(shù)字圖像鏈接到所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)，和利用所述文件名，把所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像存儲(chǔ)在可更換、可傳送的圖像存儲(chǔ)介質(zhì)上。
57．權(quán)利要求56的方法，其特征在于所述圖像存儲(chǔ)介質(zhì)包括DVD盤(pán)。
58．權(quán)利要求56的方法，其特征在于所述圖像存儲(chǔ)介質(zhì)包括CD-ROM盤(pán)。
59．權(quán)利要求56的方法，其特征在于從所述圖像存儲(chǔ)介質(zhì)上檢索所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像的步驟包括使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像的步驟。
60．權(quán)利要求56的方法，其特征在于從所述圖像存儲(chǔ)介質(zhì)上檢索所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像的步驟包括使用基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口檢索所述基于紙張的文件的所述數(shù)字圖像的步驟。
61．權(quán)利要求56的方法，其特征在于使用運(yùn)行在臺(tái)式計(jì)算機(jī)中的數(shù)字編檔應(yīng)用程序給基于紙張的文件編索引的步驟包括使用基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口給基于紙張的文件編索引的步驟。
62．一種方法，它包括如下步驟使用臺(tái)式計(jì)算機(jī)給基于紙張的文件編索引，從而建立關(guān)于所述基于紙張的文件的唯一的文件號(hào)，把所述唯一的文件號(hào)存入圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)中，將包括所述唯一的文件號(hào)的標(biāo)簽附加到所述基于紙張的文件上，將所述基于紙張的文件傳送到邏輯上與所述臺(tái)式計(jì)算機(jī)分離的文件輸入裝置，建立所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像，從所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像中檢索所述唯一的文件號(hào)，將所述文件號(hào)結(jié)合到所述數(shù)字圖像的文件名中以便將所述數(shù)字圖像鏈接到所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)，和利用所述文件名把所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像存儲(chǔ)在圖像存儲(chǔ)介質(zhì)上，所述圖像存儲(chǔ)介質(zhì)邏輯上與所述臺(tái)式計(jì)算機(jī)、所述文件輸入裝置和所述圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)分離。
63．權(quán)利要求62的方法，其特征在于還包括邏輯上將所述臺(tái)式計(jì)算機(jī)連接到所述圖像存儲(chǔ)裝置以及檢索所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像的步驟。
64．權(quán)利要求63的方法，其特征在于從所述圖像存儲(chǔ)裝置檢索所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像的步驟經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。
65．權(quán)利要求63的方法，其特征在于檢索所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像的步驟利用基于萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器的接口檢索所述基于紙張的文件的數(shù)字圖像來(lái)完成。
全文摘要
用于數(shù)字編檔系統(tǒng)的裝置和方法;它使用索引(703)、掃描(775)、圖像存儲(chǔ)(785)和圖像檢索(795)作為有效管理基于紙張的信息的部分。本發(fā)明的最佳實(shí)施例提供對(duì)紙張文件的容易和有效的管理。使用結(jié)合許多現(xiàn)有辦公室資源的系統(tǒng)將紙張文件轉(zhuǎn)換成電子文件。所建議的系統(tǒng)執(zhí)行每一個(gè)工作人員可以利用的用于數(shù)字編檔的桌面解決方案。在本發(fā)明的一個(gè)最佳實(shí)施例中,各人通過(guò)使用標(biāo)準(zhǔn)的萬(wàn)維網(wǎng)瀏覽器應(yīng)用程序從標(biāo)準(zhǔn)的臺(tái)式計(jì)算機(jī)上完整地控制其文件的電子存儲(chǔ)和檢索。本發(fā)明的數(shù)字編檔系統(tǒng)還獨(dú)特地使用戶可以在掃描/成像(775)之前使用專用的臺(tái)式標(biāo)簽裝置來(lái)給文件編索引和加標(biāo)簽(760)。
文檔編號(hào)G06F15/00GK1290372SQ98813838
公開(kāi)日2001年4月4日 申請(qǐng)日期1998年12月3日 優(yōu)先權(quán)日1997年12月30日
發(fā)明者S·W·伊隆斯 申請(qǐng)人:影像標(biāo)記公司