一種無紙化文件系統(tǒng)的制作方法
【專利說明】
1.
技術(shù)領(lǐng)域
[0001]本發(fā)明是一種無紙化文件系統(tǒng)，屬于計(jì)算機(jī)軟件領(lǐng)域。
2.
【背景技術(shù)】
[0002]我們?nèi)粘９ぷ?、生活中?jīng)常需要用到文件，證件等的打印、復(fù)印件，傳統(tǒng)方式的打印、復(fù)印件耗費(fèi)大量的紙張。紙張的生產(chǎn)是以消耗林木資源、排放污水、廢氣等破壞環(huán)境的方式為代價(jià)的，這對(duì)我國環(huán)境保護(hù)工作來說無疑是一種巨大的負(fù)擔(dān)。據(jù)中國造紙協(xié)會(huì)調(diào)查資料，2013年全國木漿產(chǎn)量882萬噸，較上年增長8.89%，為歷史最高值。中華人民共和國環(huán)境保護(hù)部《2012年環(huán)境統(tǒng)計(jì)年報(bào)》中廢水排放情況表顯示，在41個(gè)行業(yè)中，造紙和紙制品業(yè)2011，2012年的排放量均為第一，分別達(dá)到38.2億噸，34.3億噸，遠(yuǎn)超其它行業(yè)。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的紙張打印、復(fù)印方式有著不易保存、長時(shí)間保存后字跡不清、占用大量儲(chǔ)存空間、維護(hù)管理成本高、文件的未授權(quán)使用等缺點(diǎn)，在這種背景下，本發(fā)明改變傳統(tǒng)的文件紙質(zhì)打印、復(fù)印件模式，實(shí)現(xiàn)文件系統(tǒng)電子化、數(shù)字化，可以減少不必要的紙張消耗，節(jié)約資源，保護(hù)環(huán)境，同時(shí)還可以提高文檔的傳送效率和安全性。另外，本發(fā)明與現(xiàn)有各類軟件相比的優(yōu)勢(shì)如下:
[0003]與現(xiàn)有電子文檔軟件相比，本發(fā)明的打印功能具有電子文檔識(shí)別碼功能，可根據(jù)此識(shí)別碼，查看該文件具體信息，包括文檔制作人、生成時(shí)間、地點(diǎn)、類別、有效時(shí)間等，并且可根據(jù)此識(shí)別碼，查詢文件的真?zhèn)危?br>[0004]與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)掃描件的方式相比，本發(fā)明的復(fù)印件功能具有文件校驗(yàn)、識(shí)別碼生成和授權(quán)碼生成的特有功能，使得復(fù)印件使用效率和安全性得到更大的提高；
[0005]與現(xiàn)有的簽章軟件相比，本發(fā)明的電子簽章功能特有自定義電子簽章屬性信息，并通過特有的識(shí)別碼進(jìn)行防偽，避免傳統(tǒng)電子簽章軟件沒有加密、防偽或耗費(fèi)大量人力物力致力于加密和防偽的不均衡現(xiàn)象；
[0006]與現(xiàn)有的軟件傳送功能相比，本發(fā)明的傳送功能可實(shí)現(xiàn)接收方同步接收，并且文檔狀態(tài)記錄可以實(shí)時(shí)反饋接收方的文件處理狀態(tài)；通過設(shè)定相關(guān)授權(quán)信息，可以控制文檔的復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)，解決未授權(quán)使用文檔的問題；流程文件傳送克服了現(xiàn)有其它類型流程軟件的“串行”設(shè)計(jì)缺陷，引入“并行”方式，縮短流程文件的處理時(shí)間，提高處理效率。
3.

【發(fā)明內(nèi)容】

[0007]3.1發(fā)明目的:實(shí)現(xiàn)文件、證件等打印、復(fù)印件、傳送的無紙化，減少各種打印、復(fù)印所帶來的紙張過度消耗和資源浪費(fèi)，低碳環(huán)保，同時(shí)降低維護(hù)管理成本，提高文檔的傳送效率和安全性，防止未授權(quán)使用。
[0008]3.2發(fā)明介紹:
[0009]本發(fā)明提供了一種無紙化文件系統(tǒng)，主要包括打印功能、復(fù)印件功能、電子簽章功能和傳送功能。
[0010]打印功能將文件通過本系統(tǒng)打印功能生成不可編輯電子文檔和唯一識(shí)別碼，并通過本發(fā)明中的傳送功能或其它形式將該電子文檔和文件識(shí)別碼發(fā)送其他組織或個(gè)人，接收者通過識(shí)別碼可以隨時(shí)隨地查閱和提取該電子文件。
[0011]復(fù)印件功能通過對(duì)文件、證件、簽名等進(jìn)行掃描、拍照后存儲(chǔ)并生成唯一的文件識(shí)別碼；除自己可以使用外，也可在其他人或組織需要使用該文件、證件等的復(fù)印件、簽名時(shí)，根據(jù)授權(quán)碼授權(quán)他人使用。
[0012]電子簽章功能可以定制各類簽章，并根據(jù)特有的識(shí)別碼功能隨時(shí)查閱簽章的各類信息，方便簽章管理，防止簽章偽造或未授權(quán)使用等問題。
[0013]傳送功能可以配合本發(fā)明的打印功能，復(fù)印件功能，電子簽章功能使用，電子文件生成后可通過本功能實(shí)時(shí)發(fā)送給接收方，并實(shí)時(shí)反饋文檔處理狀態(tài)，傳送更安全便捷，效率更高，流程文件傳送支持“并行”處理功能，可有效縮短處理時(shí)間，提高流程處理效率。
4.
【附圖說明】
[0014]圖1中列出了本無紙化文件系統(tǒng)的基本流程。首先打印功能(2)、復(fù)印件功能(3)、電子簽章功能(4)對(duì)輸入或上傳的內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)，如果不合格，則需重新輸入或上傳，如果合格，打印功能則對(duì)輸入內(nèi)容的進(jìn)行保存或軟件打印(9)，完成之后進(jìn)入生成識(shí)別碼(11)；電子簽章功能對(duì)簽章進(jìn)行加密防偽處理(10)，之后進(jìn)入生成識(shí)別碼(11)，復(fù)印件功能則直接進(jìn)入生成識(shí)別碼(11 )，最后系統(tǒng)將生成的識(shí)別碼通過傳送功能(12)發(fā)送給接收方(13)。
5.
【具體實(shí)施方式】
[0015]5.1打印功能
[0016]5.1.1固定、相同或類似格式文件
[0017]文件提供方將相同或固定格式文件、單據(jù)等上傳生成文件模版，在此模版上可以輸入其它差異化內(nèi)容，也可直接使用系統(tǒng)新建文檔功能新建文檔并輸入相關(guān)內(nèi)容，完成后進(jìn)行保存；如果該文件需要文件接收方對(duì)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，可以通過電子手寫板、指紋、短信息、驗(yàn)證碼、電子顯示屏、電子簽名、語音、密碼、視頻等形式進(jìn)行。接收方確認(rèn)后，文件提供方通過本系統(tǒng)的軟件打印功能，將該文件打印成不可編輯電子文檔后保存于系統(tǒng)中并生成此電子文件識(shí)別碼，識(shí)別碼包括文件鏈接、編號(hào)、條碼、二維碼等形式。識(shí)別碼生成后，文件提供方將此識(shí)別碼通過短信息、電子郵件、二維碼、即時(shí)通訊工具、本發(fā)明5.4中的傳送功能等形式告知接收方，也可通過本發(fā)明5.4中的傳送功能或其它形式將包含識(shí)別碼的電子文檔發(fā)送給接收方。如果在生成文件過程中需要接收方提供證件、文件等證明文件時(shí)，接收方可以通過本發(fā)明5.2所述的復(fù)印件功能進(jìn)行調(diào)取，如需簽章，可調(diào)用本發(fā)明中的5.3的電子簽章功能。接收方日后可通過該識(shí)別碼，在文件提供方的查詢系統(tǒng)中查詢對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容。
[0018]5.1.2非固定格式文件
[0019]在輸入相關(guān)內(nèi)容后進(jìn)入本發(fā)明的打印系統(tǒng)，自定義文檔的各類屬性，如需簽章，可調(diào)用本發(fā)明中的5.3的電子簽章功能，打印并生成具有識(shí)別碼的不可編輯的電子文檔，如需發(fā)送，可通過本發(fā)明5.4中的傳送功能將該文件實(shí)時(shí)傳送給內(nèi)部或外部接收者。
[0020]5.1.2打印文件的管理
[0021]在每一次文件生成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄文件的制作者、制作時(shí)間，主題等信息形成文件管理記錄，并生成唯一的文件識(shí)別碼，方便管理者日后的文件管理。
[0022]5.2復(fù)印件功能
[0023]復(fù)印件功能，也可稱之為“掃描件功能”或“電子復(fù)件功能”，在此，以“復(fù)印件功能”進(jìn)行說明使用方法。
[0024]5.2.1復(fù)印件及識(shí)別碼的生成
[0025]I)將文件、證件的原件掃描或拍照；
[0026]2)上傳掃描件或圖片；
[0027]3)系統(tǒng)檢測(cè)掃描件或圖片是否合格；
[0028]4)如果上傳文件不合格，則用戶需要重新開始步驟I)，2)，3);
[0029]5)如果上傳文件合格，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)生成識(shí)別碼，識(shí)別碼包括文件鏈接、編號(hào)、條碼、二維碼等形式。
[0030]6)識(shí)別碼生成后，系統(tǒng)通過短信息、電子郵件、二維碼、即時(shí)通訊工具、本發(fā)明5.4中的傳送功能等形式發(fā)送識(shí)別碼。
[0031]5.2.2使用該文件
[0032]在取得識(shí)別碼后，可以通過以下方式使用識(shí)別碼對(duì)應(yīng)的文件
[0033]I)文件所有者直接登錄系統(tǒng)提取文件；
[0034]2)他人或組織需要使用該文件時(shí)，文件所有者將對(duì)應(yīng)的識(shí)別碼提供給對(duì)方，對(duì)方通過識(shí)別碼提取對(duì)應(yīng)的文件；為防止非授權(quán)用戶訪問該文件，復(fù)印件所有者可設(shè)定相應(yīng)的授權(quán)碼，只有授權(quán)碼正確才可以訪問和提取，否則不能訪問和提取；
[0035]3)用戶也可通過本發(fā)明5.3中的電子簽章功能在授權(quán)其他組織或個(gè)人使用該復(fù)印件時(shí)對(duì)該復(fù)印件進(jìn)行簽注，簽注內(nèi)容包括授權(quán)使用的對(duì)象，使用范圍，使用時(shí)間等信息；
[0036]4)用戶也可通過本發(fā)明5.4中的傳送功能將該復(fù)印件發(fā)送給其它組織或個(gè)人使用。
[0037]5.2.3文件的管理
[0038]在每一次文件提取后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄文件的提取人、提取時(shí)間、提取地點(diǎn)、提取用途、是否授權(quán)、是否成功提取等信息形成文件使用記錄，所有者可以通過查閱使用記錄可以方便的管理復(fù)印件，防止復(fù)印件被未授權(quán)使用。
[0039]5.3電子簽章功能
[0040]5.3.1電子簽章的生成
[0041]I)對(duì)現(xiàn)有簽章掃描或拍照并上傳到本發(fā)明系統(tǒng)中，如不需要現(xiàn)有的簽章，可直接進(jìn)入下面步驟2)；
[0042]2)輸入電子簽章所有者的信息，選擇簽章定制內(nèi)容，也可在此添加批注、意見、建議等信息，形成特定的批閱簽章；
[0043]3)根據(jù)電子簽章的具體使用情況，輸入?yún)^(qū)別性的信息，防止誤用，錯(cuò)用；
[0044]4)電子簽章功能根據(jù)以上信息，生成電子簽章；
[0045]5.3.2電子簽章的加密防偽
[0046]根據(jù)5.3.1中所輸入的信息，電子簽章功能使用特有算法對(duì)電子簽章信息進(jìn)行加密并生成特別的識(shí)別碼或識(shí)別符號(hào)并通過顯性或隱性方式出現(xiàn)在在電子簽章上:
[0047]I)顯性方式:識(shí)別碼或識(shí)別符號(hào)直接顯示在簽章上；
[0048]2)隱性方式:識(shí)別碼或識(shí)別符號(hào)隱含于簽章中，通過人眼無法直接識(shí)別，通過電子簽章功能識(shí)別后可顯示。
[0049]5.3.3電子簽章的授權(quán)使用
[0050]電子簽章所有者除了自己使用電子簽章外，還可以通過本發(fā)明5.4中的傳送功能或其它方式將生成的電子簽章識(shí)別碼發(fā)送給授權(quán)組織或個(gè)人提取使用，為防止識(shí)別碼泄露導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)，電子簽章所有者在授權(quán)時(shí)還可設(shè)置動(dòng)態(tài)授權(quán)碼來加強(qiáng)安全防護(hù)；同時(shí)，電子簽章所有者在授權(quán)他人或組織提取簽章時(shí)，還可設(shè)置限制信息，包括使用次數(shù)，使用時(shí)間，使用范圍等，超出設(shè)置限制時(shí)，電子簽章無法使用。
[0051]5.3.4電子簽章的管理
[0052]在電子簽章管理方面，電子簽章所有者只需將識(shí)別碼或識(shí)別符號(hào)輸入本電子簽章系統(tǒng)，即可查看該簽章的具體信息，對(duì)于每個(gè)簽章，從生成開始會(huì)詳細(xì)記錄其每一次的使用狀態(tài)，通過這種方式，可以避免傳統(tǒng)方式簽章浪費(fèi)資源或被未授權(quán)使用的缺點(diǎn)，也避免了當(dāng)前電子簽章無識(shí)別信息，或?qū)⒋罅烤性诩用芊纻芜@方面。另外，相比較普通電子簽章，使用者基本上無法判斷該簽章是否有授權(quán)，也無法識(shí)別其系統(tǒng)生成的真實(shí)簽章是否被使用到其它方面。本發(fā)明的電子